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safeLock

Einfach revisionssicher

Doxis4 safeLock ist ein softwarebasierter Schreibschutz auf WORM-Basis (Write Once, Read Multiple). Mit ihm lassen sich Daten revisionssicher auf jeglichen Speichersystemen ablegen. So wird verhindert, dass die auf Festplatten gespeicherten Daten nachträglich geändert oder gelöscht werden.

Doxis4 safeLock nutzt den jeweils verfügbaren Speicherplatz und legt auf diesem die Daten verschlüsselt ab. Die so gesicherten Daten lassen sich nur mit Doxis4 safeLock wieder entschlüsseln, sofern der Anwender über die entsprechenden Berechtigungen verfügt.

Erweitertes und optimiertes Release

Das aktuelle Doxis4 safeLock-Release enthält zahlreiche Erweiterungen und Optimierungen, die die Arbeit des Administrators speziell in den Bereichen Oberflächengestaltung, Statistiken und Speicherkonfiguration erleichtern. Wichtige Statusinformationen sind sofort ersichtlich. Daneben bieten Statistiken einen erweiterten Einblick in die Datenstrukturen, Aufbewahrungsfristen und Speicherauslastung. Auch die Möglichkeiten zur E-Mail-Benachrichtigung wurden in Doxis4 safeLock nochmals erweitert.

Sicherheit bei unbekannten Aufbewahrungsfristen

Um gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen einzuhalten, kann Doxis4 safeLock entweder die Daten beim Speichern global schützen oder über Fristen sichern, die eine führende Anwendung für eine Datei übermittelt hat.

Das neu implementierte „Retention Hold/Release“-Verfahren stellt eine leistungsstarke Erweiterung zu konventionellen Aufbewahrungsfristen dar. Es erlaubt das Setzen bzw. Aufheben zeitlich unbegrenzter Löschsperren und schützt dabei eine Datei zusätzlich oder alternativ zur aktuell definierten Aufbewahrungsfrist. Diese Funktionalität ist sehr wichtig, um gesetzliche Vorgaben erfüllen zu können: Da bei der Ablage eines Dokuments dessen Aufbewahrungsfrist in der Regel noch nicht bekannt ist, muss das Dokument auch ohne Frist zu schützen sein. Nach dem Aufheben einer Löschsperre tritt automatisch wieder die zuvor definierte Frist in Kraft.

Viele andere Systeme behelfen sich dadurch, zu Beginn zunächst eine „Übergangsfrist“ zu setzen, die aber zu kurz oder auch zu lang (in Bezug auf Datenschutzgesetze) sein kann. Doxis4 bietet hier mit dem „Retention Hold/Release“-Verfahren eine sicherere Lösung.

Erfahren Sie gerne mehr über die vielen Möglichkeiten der Archivierungssoftware Doxis4. 

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18.09.2014   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, IT & Admin

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