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Best Practice: Österreichische Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit (AGES)

ECM bei AGES: Vom Acker bis zum Teller

»AGES ist etwas, worauf Österreich stolz sein kann. In Europa gibt es nur sehr wenige Länder, die eine Organisation haben, die all diese Aufgaben, die wir erfüllen, unter einem organisatorischen Dach vereint«, sagt Harald Binder, Leiter Applikationsmanagement bei AGES, im Gespräch mit der COMPUTERWELT.

Best Practice: ECM bei AGES

Das Laborinformationssystem von AGES ist durchgängig durch die gesamte Agentur verfügbar. Eine Herausforderung sind die unterschiedlichen Rechtskontexte.

»Der Vorteil ist, dass die Mitarbeiter unternehmensweit mit demselben System arbeiten können. Vom Acker bis zum Teller«, bringt es Binder auf den Punkt.

Vielzahl an Projekten

Mittlerweile hat die AGES schon viele Projekte mit SER umgesetzt. So wurde etwa der papiergesteuerte Rechnungseingang durch einen elektronischen Rechnungsworkflow ersetzt. Für das Unternehmen bedeutet das Kosteneinsparungen und weniger Papier.

Zudem erfüllt AGES sehr gut die Compliancy-Anforderungen. Die Einführung des smarten Workflows hat für die Anwender den Vorteil, dass sie die relevanten Dokumente nicht mehr ausdrucken und manuell freigeben müssen. Außerdem lassen sich verfahrensrelevante Information nun viel schneller und bequemer finden. Neben dem Rechnungsworkflow hat Binder den postalischen Versand von Bescheiden des Bundesamts für Ernährungssicherheit durch die elektronische Signatur inklusive elektronischer Zustellung ersetzt. Datenschutzthemen bildet AGES direkt im System ab: »Doxis4 bietet eigene Dokumentenklassen mit eigenen Berechtigungsstrukturen. Wir haben ein sehr komplexes System, das automatisiert mit unseren HR-Systemen gekoppelt ist. Das geht so weit, dass dem Mitarbeiter vollautomatisch sämtliche Rechte entzogen werden, wenn die Personalabteilung ein Austrittsdatum einträgt«, so Binder.

Intensive Kooperation

Die Zusammenarbeit mit SER hat Harald Binder sehr intensiv gestaltet. Er sitzt zum Beispiel als Vorstand in der von ihm mitinitiierten Doxis4-Usergroup. „Wir sind hier schon so weit, dass wir mit anderen Unternehmen der Usergroup ein einheitliches Performance-Messsystem entwickelt haben. Diese Art von Zusammenarbeit war ein Lernprozess, den SER zugelassen hat und auch mitgestaltet hat, was ich sehr gut finde. Man kann auch ein offenes Wort führen, wenn einmal etwas nicht funktioniert.“ Und falls ein Kunde eine Lösung sucht, bringt SER diesen mit einem Unternehmen zusammen, das diese Lösung bereits hat. „Damit reden die Kunden direkt miteinander, was ich sehr schätze.“

Auszug aus einem Artikel der computerwelt.at (Autor: Wolfgang Franz)

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17.03.2015   Calender Best Practice  |  DMS, ECM, Rechnungen

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