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Immobilien

eAkte bewegt Verwaltung

Während eine Immobilie definitionsgemäß eine „nicht bewegliche Sache“ ist, befindet sich die dazugehörige Verwaltung immer in Bewegung: Neue Verträge werden geschlossen, Wartungsarbeiten sind fällig, Abrechnungen müssen erstellt und versendet werden.

Das gilt sowohl für Unternehmen, für die das Immobilien-Management zum Kerngeschäft gehört, wie Wohnungsgesellschaften oder Bauträger, als auch für Unternehmen, Kommunen und Genossenschaften, die selbst genutzte betriebliche Immobilien verwalten.

Jedes Umfeld hat eigene fachliche Schwerpunkte, aber für alle gilt: Rund um Vermietung, Flächen- und Umzugsmanagement, Wartung und Überwachung der Energie- und Medienversorgung entstehen vielfältigste Dokumente, die es zu managen und aufzubewahren gilt.

IT-Systeme als getrennte Baustellen?

Wenn sich die Systemunterstützung jedoch nur auf die Prozesse und strukturierten Daten zu Immobilien, Lieferanten, Dienstleistern und Mietern konzentriert, bleiben wichtige Dokumente und Informationen isoliert.

So existieren oft neben der systemgestützten Verwaltung in einer Fachanwendung – beispielsweise SAP Real Estate Management – weiterhin Papierakten, in denen Verträge und Briefe abgelegt sind sowie E-Mail-Postfächer mit der elektronischen Korrespondenz. Für einen wettbewerbsfähigen Betrieb und effizientes Immobilien-Management sind bessere Lösungen nötig.

Alle Informationen: unter einem Dach & unter freiem Himmel

Zahlreiche Unternehmen haben das bereits erkannt und als SER-Kunden elektronische Akten für die Immobilienverwaltung umgesetzt. Darunter die DOGEWO (Dortmunder Gemeinnützige Wohnungsgesellschaft), zu deren Kerngeschäft die Verwaltung und Vermietung von rund 16.000 Wohnungen gehört.

Verschiedene Aktenarten machen alle Informationen zu einer Wohneinheit, einem Mietvertrag oder einem Interessenten übersichtlich und schnell verfügbar – natürlich entsprechend der Zugriffsberechtigungen und je nach Bedarf mit Anbindung an SAP oder eine andere bestehende Fachanwendung.

Selbst genutzte Immobilien verwaltet der SER-Kunde EDEKA Nord mit einer integrierten Doxis4 Lösung. Für jeden betreuten Markt stehen in einer Objektakte alle Pläne, Abnahmen, Verträge, laufenden Rechnungen, etc. zur Verfügung. Wichtiger Zusatznutzen für EDEKA: Auch bei den zahlreichen Vor-Ort-Terminen in den Märkten haben die Mitarbeiter jederzeit mobilen Zugriff auf alle benötigten Dokumente.

Wie für das Immobilien-Management gemacht

Je nach Art der Immobiliennutzung und Branche ergeben sich für elektronische Aktenlösungen eigene Anforderungen und Schwerpunkte. Mit der Doxis4 iECM-Suite für integriertes Enterprise Content Management lassen sich diese individuell umsetzen – von verschiedenen Aktenarten rund um die Immobilienverwaltung über die nahtlose Integration in SAP bis zur mobilen Verfügbarkeit bei Terminen vor Ort.

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29.01.2014   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten

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