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Top Thema: E-Mail-Collaboration

E-Mailen ist nicht Arbeiten

Setzt mich bloß nicht auf Cc! So reagieren mittlerweile viele Führungskräfte und sortieren diese Mails automatisch in einen separaten Ordner aus. Laut einer aktuellen Studie der Managementberatung Bain erhalten Führungskräfte bis zu 200 E-Mails am Tag. Und einen Großteil davon machen Cc-Mails aus. Aber dienen sie wirklich „nur“ zur Information? Angesichts dieses weit verbreiteten „Laissez-faire“, reißen langsam die Geduldsfäden.

Verfehlte Höflichkeit

Oft entstehen Cc-Mails aus dem Wunsch nach Absicherung oder einfach, um Eindruck zu hinterlassen: Kollegen – und Vorgesetzte – sollen sehen, an welchen Projekten ein Mitarbeiter mitwirkt oder wie sehr er sich auch nach Feierabend engagiert. Cc (Carbon Copy) entstammt der Zeit, als Briefe noch per Hand oder Schreibmaschine erstellt wurden. Ein Durchschlag mit Kohlepapier erzeugte Kopien, die der Belegarchivierung dienten. Die Digitalisierung macht diesen Durchschlag überflüssig und verleitet zum inflationären elektronischen Kopieren. Fälschlicherweise wird Cc auch als Courtesy Copy, also als Höflichkeitskopie verstanden. In diesem Fall möchte der Nachrichtenersteller den Cc-Adressierten über einen Kommunikationsverlauf unterrichten, um ihm Respekt zu erweisen. Ob zur Absicherung, Kenntnisnahme oder nur höflichkeitshalber, vielen missfällt das Zumailen: E-Mailen ist nicht Arbeiten.

Wer ist jetzt zuständig?

Je mehr Cc-Empfänger eine Mail hat, umso weniger fühlen sich die Empfänger so recht zuständig. Das führt dazu, dass Mitarbeiter Cc-Mails eine geringere Wichtigkeit beimessen. Da sie nicht direkt adressiert sind, nehmen sie die Inhalte oft nur oberflächlich wahr und übersehen so Informationen. Es bleibt zudem meist unklar, an welche Empfänger eines Verteilers Anweisungen und Fragen gerichtet sind und von wem sie eine Reaktion erfordern. Im Zweifelsfall fühlt sich niemand angesprochen und die Aufgaben bleiben liegen.

Ausweg aus der E-Mail-Falle

Einen Ausweg bieten Enterprise Content Management-Systeme (ECM). Mit Doxis4 ist es nicht erforderlich, den Status der Bearbeitung eines Dokuments, einer Akte, einer Aufgabe oder eines Vorgangs per Mail kundzutun. Jederzeit ist transparent nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben bearbeitet hat und wie weit ein Projekt fortgeschritten ist. In Doxis4 lassen sich Aufgaben und Vorgänge per Workflow gezielt manuell (flexibel) oder automatisiert (strukturiert) verteilen. Kollegen können sich über Änderungen an Dokumenten- und Aktenstände sowie über Fristabläufe automatisch unterrichten lassen, sodass sie nichts übersehen.

Zeit und Platz gewinnen

Auch ohne Cc-Mails bleiben noch genügend Mails in den Postfächern liegen. Auch hierfür bietet Doxis4 mit dem E-Mail Manager eine Lösung. Mitarbeiter sparen so Zeit, wenn sie keine E-Mail-Massen mehr sortieren, priorisieren und ablegen müssen. Mit Doxis4 erfolgt die Ablage automatisiert. E-Mails können klassifiziert und im Geschäfts­kontext eingebunden werden, zum Beispiel Kunden-Mails direkt in der entsprechenden elektronischen Kunden­akte. Anhänge werden ebenfalls automatisch mit abgelegt und sicher archiviert, sodass überquellende Postfächer der Vergangenheit angehören. Werden die Dokumente weiterbearbeitet, wird die aktuelle Version zusammen mit allen vorigen zentral in Doxis4 gespeichert. Anmerkungen und Fragen können dabei als Notizen direkt am Dokument hinterlegt werden. Auf all diese Informationen haben die Teammitglieder jederzeit Zugriff, geänderte Dokumente und die Kommunikation darüber müssen nicht mehr per Mail verschickt werden.

Auf der sicheren Seite

Wenn ein Adressat des Verteilers nur dem Absender antwortet oder Kollegen im Verteiler vergessen werden, gehen wichtige Informationen an ihnen vorbei. Leiten Empfänger Nachrichten weiter oder setzen Kollegen in Bcc, besteht dagegen das Risiko, dass vertrauliche Daten in die falschen Hände gelangen, ohne dass es jemand merkt. So ist nie sicher, wer über welche Informationen verfügt. In Doxis4 werden Zugriffsrechte differenziert vergeben: Mitarbeiter, Projektpartner und Vorgesetzte erhalten je nach Status Berechtigungen zur Einsicht und Bearbeitung von Dokumenten.

E-Mail-Kultur braucht Revolution

E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftskommunikation. Zweckentfremdet verursachen sie jedoch mehr Arbeit als Nutzen. Mit der ECM-Lösung Doxis4 lassen sich Zusammenarbeit und Informationsaustausch in Teams wesentlich effizienter managen – ohne E-Mails mit Cc-Rattenschwänzen.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die effiziente Zusammenarbeit Ihrer Projektteams zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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