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Personalakten

Dokumente unter (Fristen-) Kontrolle

Im Laufe eines Beschäftigungsverhältnisses sammelt sich in der Personalakte eine Vielzahl von Dokumenten wie Vertragsergänzungen, Weiterqualifikationen, Krankmeldungen, Lohnabrechnungen oder Er- und Abmahnungen an.

Für die verschiedenen Dokumentarten und Vorgänge gilt es zum Teil, spezielle Fristen und Stichtage zu beachten. Dazu gehören gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung und zur Löschung genauso wie zeitlich gesteuerte Aufgaben im Personalmanagement.

Die Beachtung von Probezeiten oder maximale Beschäftigungszeiten bei mehrfach befristeten Arbeitsverträgen lassen sich mithilfe von papiergebundenen Personalakten nur schwer abbilden. In Unternehmen mit dezentralen Strukturen und verschiedenen Standorten stößt dabei auch die elektronische Ablage in Dateiverzeichnissen schnell an ihre Grenzen. Tagesaktuell gepflegte Akten sind nicht selbstverständlich und mangelnde Transparenz resultiert aus vielfach unterschiedlich gepflegten Ordnerstrukturen.

Dagegen bietet eine elektronische Personalakte in Doxis4 umfassende Kontrolle über alle für den einzelnen Mitarbeiter relevanten Dokumente und Vorgänge.

Für die Einhaltung von Fristen können ganze Personalakten und einzelne Dokumente daraus mit einer Wiedervorlage, einem Wiedervorlageprozess und einem Löschdatum versehen werden. Nicht nur das Ende der Probezeit wird so angezeigt, sondern auch die fällige Mitarbeiterbeurteilung oder es wird auf den ausstehenden Nachweis einer für die Tätigkeit zwingend erforderlichen Qualifikation hingewiesen. Sensible Dokumente, die nur eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden dürfen, lassen sich nach Ablauf der vorgegebenen Frist zur Löschung anzeigen, bevor sie dann endgültig gelöscht werden.

Dass Vorgaben und Prozesse eingehalten werden, muss somit nicht mehr mühsam manuell überwacht werden, sondern wird durch die elektronische Personalakte in Doxis4 systematisch und revisionssicher gesteuert.

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20.02.2014   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten

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