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SmartOffice

DMS mit MS Office

Sie sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken: Zu den bekanntesten Softwarelösungen zählt MS Office mit Word als Schreibprogramm, Excel für die Tabellenkalkulation, PowerPoint zur Erstellung von Präsentationen und Outlook für den Verkehr mit E-Mails. Was allerdings fehlt, sind die Möglichkeiten der revisionssicheren Aufbewahrung und des Dokumentenmanagements (DMS). Viele Dokumente schlummern heute in unübersichtlichen Datensilos der Filesysteme oder werden sogar noch ausgedruckt und in Papierablagen aufbewahrt.

DOXiS4 von SER ergänzt die Microsoft-Office-Suite um wichtige DMS-Funktionen wie beispielsweise die Archivierung und Suche nach Dokumenten in Information Repositories. DOXiS4 SmartOffice ist ein komfortables Add- In, das für die Microsoft Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint zur Verfügung steht. Anders als bisher lassen sich Office-Dokumente in einen Geschäftskontext bringen, zu einem späteren Zeitpunkt wieder nutzen, über Abteilungs- und Bereichsgrenzen verfügbar machen, im Team bearbeiten. . .

Der Einstiegspunkt in das Arbeiten mit DOXiS4 SmartOffice ist die Multifunktionsleiste von MS Office 2007 bzw. das Menüband von MS Office 2010. Ist DOXiS4 SmartOffice installiert, findet sich die zusätzliche Registerkarte DOXiS4 in jeder Office-Anwendung, in der DOXiS4 SmartOffice verwendet werden kann.

Diese Registerkarte stellt, je nach Zugriffsrechten des Benutzers, unterschiedliche Funktionen zur Dokumentenverwaltung zur Verfügung:

  • Microsoft Office-Dateien in DOXiS4 zentral ablegen, damit diese Dateien revisionssicher archiviert sind und auch Arbeitskollegen zur Verfügung stehen,
  • alle gefundenen Dokumente direkt einsehen, auch wenn diese nicht in einem Microsoft Office-Format vorliegen,
  • abgelegte Microsoft Office-Dokumente weiter bearbeiten, unabhängig davon, wer diese Dokumente zum Archiv hinzugefügt hat,
  • über einen Absprung zum DOXiS4 winCube-Client nach selbst oder von Arbeitskollegen abgelegten Dokumenten suchen,
  • PDF, PDF/A, TIFF-Repräsentationen erzeugen (Für die Erzeugung von PDF/A- und TIFF-Dateien ist zusätzlich das Programm DOXiS4 PDF- &TIFF-Producer nötig),
  • Dokumente zur weiteren Bearbeitung aus- und wieder einchecken (Check- in/out).
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27.03.2013   Calender ECM-Lösungen  |  DMS, Microsoft

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