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Best Practice: BuS Elektronik

Digitale Akten unterstützen Fertigungsprozesse

Der in Riesa ansässige Elektronik-Dienstleister BuS Elektronik fertigt Leiterplatten, elektronische Baugruppen und Systeme für über 100 Kunden nach Maß. Neben Baugruppen in hohen Stückzahlen bietet BuS auch Klein- und Mittelserienproduktionen. Da hier ein hoher Anteil an manuellen Tätigkeiten herrscht, benötigen Mitarbeiter an jeder Station Zugriff auf die Fertigungsunterlagen.

Komplexe Abläufe in der Arbeitsvorbereitung

Eine Fertigungsakte wird bei BuS in der Abteilung Arbeitsvorbereitung (TAV) erstellt. Sie enthält Stücklisten, Bestückungs- und Stromlaufpläne, diverse Prüfanforderungen und weitere produktspezifische Daten. Änderungen der Auftraggeber müssen schnellstmöglich übernommen und an die Produktion weitergegeben werden. Mit Papierdokumenten war dies jedoch nicht immer ohne Zeitverzug möglich. Zudem nutzten die Mitarbeiter in der Produktion bisher Papierkopien der Baupläne, die z.T. nur schwer lesbar waren. Häufige Rückfragen waren an der Tagesordnung. Schließlich nahmen die Fertigungsakten immer mehr Platz in Anspruch. Aus diesen Gründen entschied sich BuS für eine moderne ECM‑Lösung von SER.

Mit Doxis4 zu mehr Effizienz in der Fertigung

Doxis4 kombiniert Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) auf einer Technologieplattform. Doxis4 BPM steuert dabei den gesamten Prozess, von der Erstellung und Änderung der Dokumente, über die Prüfung und Freigabe der Unterlagen durch die Qualitätssicherung (QS), bis hin zu ihrer Veröffentlichung in der Fertigung.

Fertigungsakte bei BuSMit Doxis4 BPM werden die Erstellung, die Prüfung und die Freigabe der Fertigungsunterlagen sicher gesteuert.

3.500 Dateien liegen bereits in ca. 320 elektronischen Akten vor, die jährlich um etwa 800 weitere wachsen. Neue Dokumente werden mit Doxis4 mithilfe von Dokumentvorlagen erstellt und in der eAkte abgelegt. Die Qualitätssicherung erhält dann die Dokumente zur Kontrolle und erstellt Prüfpläne. Die Prüfung ist dabei durch die integrierte ERP-Anbindung wesentlich einfacher geworden. Die Arbeitsplätze in der Fertigung werden sukzessive mit Terminals ausgestattet, auf denen die eAkten nach der Freigabe sofort sichtbar sind.

Integriertes Änderungsmanagement

Ein Wunsch der BuS war die Integration ihrer hauseigenen Änderungsmitteilungen (ÄMI)‑Datenbank. Hierfür sind standardisierte Formblätter hinterlegt, die Eckdaten der Änderungen enthalten, sodass kein Detail vergessen werden kann. Änderungs­mitteilungen werden zudem stundenaktuell in den Fertigungsakten angezeigt sowie in der SQL-Datenbank hinterlegt. Mit Doxis4 hat BuS ein modernes ECM-System im Einsatz, welches das Unternehmen sowohl in der Arbeitsvorbereitung als auch in der Fertigung wirkungsvoll unterstützt.

Einführung von Doxis4 bei BuS

Stufenweise zu besseren Workflows

Die Einführung von Doxis4 erfolgt stufenweise. Nach einer Bedarfsanalyse und Testphase wurde das Produktivsystem eingeführt und die Mitarbeiter erhielten Schulungs­möglichkeiten, um das System kennenzulernen. In der Arbeitsvorbereitung werden nun bereits die gesamten Fertigungsakten mitDoxis4 erstellt. Die Anbindung der Produktion befindet sich gerade in der Umsetzungsphase. Hier wird die notwendige Computer­ausstattung angeschafft und es erfolgt die Digitalisierung der Altaktenbestände. In Zukunft möchte BuS Doxis4 auch auf weitere Unternehmensbereiche ausweiten: Die digitale Kundenakte steht dabei auf der Wunschliste ganz oben.

 

Weitere Möglichkeiten für den Einsatz elektronischer Akten und Workflows zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

 

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10.10.2016   Calender Best Practice  |  eAkten, ECM, BPM & Workflow

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