www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Top Thema: Compliance Management

Compliance rechtssicher machen

Wer Compliance-Anforderungen konsequent und nachhaltig einhalten muss, kommt im Zuge der Einrichtung eines Compliance-Management-Systems an der Einführung von Geschäftsprozesskontrollen mit internen Dokumentations-, Steuerungs- und Überwachungssystemen nicht vorbei. Zwar ist Compliance nicht allein eine Herausforderung an die IT, sondern die Summe einer Vielzahl organisatorischer, prozessualer und technologischer Aspekte. Allerdings kann die IT die notwendigen Informationsprozesse bei Konzeption, Implementierung und Überwachung wirksam unterstützen.

Eine wesentliche Herausforderung bei der Einrichtung eines CMS (Compliance Management Systems) liegt in der Aufzeichnung, Verwaltung/Kanalisierung und Speicherung unstrukturierter Daten, beispielsweise E-Mails, die für die regelkonforme Steuerung von Geschäftsprozessen benötigt werden. Auf diese Informationen müssen die betreffenden Mitarbeiter sowohl im Rahmen der operativen Geschäftstätigkeit, als auch zur Erfüllung der ihnen obliegenden Nachweispflichten jederzeit zugreifen können.

Für das strukturierte Informationsmanagement und die Informationssicherheit empfiehlt sich Enterprise Content Management mit DOXiS4. Mit dem auf der DOXiS4 Enterprise Content Management Technologie basierenden DOXiS4 Compliance Center bietet SER unternehmensweite Lösungen, die bei der Einrichtung eines wirksamen CMS als sinnvolles Werkzeug in Großunternehmen und Mittelstand eingesetzt werden können.

eDiscovery, AuditTrail, auswertbares Archiv

Auskunftsfähigkeit und Nachweisdokumentation sind insbesondere bei gerichtlichen Auseinandersetzungen essenziell. DOXiS4 unterstützt eDiscovery, d.h. das gezielte Suchen und Auffinden von sachverhalt-bezogenen Aktionen z.B. für Gerichtsverfahren. Mittels Audit Trail-Funktion lässt sich nachweisen, wer, wann welche Dokumente, Vorgänge und Akten eingesehen und Veränderungen vorgenommen hat. Ein granulares Berechtigungskonzept sorgt für einen geregelten Informationszugang. Damit lässt sich ausschließen, dass unberechtigte Personen Zugang zu unternehmenskritischen und geheimhaltungswürdigen Informationen erlangen oder unberechtigt Informationen weitergeben.

Für die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, sowie deren revisionssichere Archivierung innerhalb eines internen Kontrollsystems (IKS) bietet sich DOXiS4 von SER ebenfalls an. DOXiS4 trägt wesentlich dazu bei, die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen sowie die relevanten Informationsprozesse, z.B. rund um die Rechnungslegung, effizient umzusetzen und abzusichern. DOXiS4 gestaltet dazu systematisch organisatorische Maßnahmen und Kontrollen, die für die Einhaltung von Regelwerken sowie zur Abwehr von Schäden und Risiken unersetzlich sind. Dazu zählen IKS-Prinzipien wie Transparenz, 4-Augen-Prinzip, Funktionstrennung und Mindestinformationen etc.

Im Rahmen der GDPdU stellen die DOXiS4 Compliance-Lösungen sicher, dass alle steuerrelevante Daten gemäß GDPdU-Beschreibungsstandard revisionssicher archiviert werden und den Betriebsprüfern in allen Zugriffsarten zur Verfügung stehen. Mit der DOXiS4 GDPdU-Lösung erhalten Unternehmen unabhängig von Systemwechseln im Produktivbereich konstante Auswertungsmöglichkeiten über die gesamte Aufbewahrungsfrist – ein Muss im Rahmen von Betriebsprüfungen.

DOXiS4 deckt Compliance-Anforderungen im Umgang mit unstrukturierten Informationen zuverlässig ab. Unternehmen, die auf Nummer sicher gehen wollen, erhalten mit DOXiS4 als ganzheitlichem Enterprise-Content-Management-System die Gewissheit, eine zertifizierte Software einzusetzen, mit der sie zu jedem Zeitpunkt auskunfts- und nachweisfähig sind. 

« Zurück
03.05.2013   Calender Top Thema  |  Archiv, ECM

BESSER informiert

Jetzt anmelden für News per E-Mail

Anmelden »