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Microsoft SharePoint

Besser mit DMS-Funktionen

In Akten, Dokumente und Daten aus dem ERP-System, innerhalb der SharePoint-Umgebung nur eingeschränkt möglich. Vielfach müssen Mitarbeiter mühselig Informationen aus verschiedenen Quellen bzw. Anwendungen zusammensuchen. Ein zeitintensiver und ineffizienter Prozess.

Genau hier setzt der Doxis4 SharePoint Portal Connector an. Er sorgt dafür, dass alle Inhalte aus Doxis4 in SharePoint bereitgestellt werden, sodass SharePoint die Rolle als zentrales Portal und Doxis4 die Rolle als unternehmensweites Content Repository für die Dokumentenerfassung, die Steuerung von dokumentorientierten Geschäftsprozessen sowie die Aktenverwaltung und revisionssichere Archivierung noch besser ausfüllen können.

Direkter Zugriff auf alle ECM-Inhalte

Konkret erhalten SharePoint-Anwender direkten Zugriff auf alle Inhalte von Doxis4 iECM. Im aktuellen Release 5.1 des Doxis4 SharePoint Portal Connector werden Akten, Dokumente, Postkörbe, Vorgänge und Aufgaben dabei in übersichtlichen Doxis4 webCube-Ansichten („Mashups“) direkt in SharePoint angezeigt – komplett ohne weiteres Customizing oder Scripting.

Microsoft SharePoint mit Doxis4-ProjektakteEinbindung einer Doxis4-Projektakte in SharePoint

Darüber hinaus können Mitarbeiter auf Dokumente in Doxis4 wie Rechnungen, Lieferscheine, Dokumentationen oder Zeichnungen über „externe Listen“ zugreifen, wobei die Inhalte vollständig durch SharePoint in Echtzeit dargestellt werden. Anwender können hierbei selbst entscheiden, ob sie direkt in SharePoint auf die Inhalte zugreifen oder sie in Doxis4 winCube oder webCube öffnen und anschließend bearbeiten.

 

Microsoft SharePoint mit externer Liste aus Doxis4Anzeige einer externen Liste in SharePoint mit aktuellen Informationen aus Doxis4

Beliebige Informationsquellen durchsuchen

Weiteres Optimierungspotential liegt in der SharePoint-Suche. Während SharePoint-Nutzer im Normalfall lediglich innerhalb der Portalumgebung nach Inhalten suchen können, ermöglicht es der Doxis4 SharePoint Portal Connector – aus der SharePoint-Oberfläche heraus – auch nach Dokumenten, Akten und Aufgaben in Doxis4 zu suchen und darauf zuzugreifen. Damit wird das Doxis4 Content Repository zur durchsuchbaren Informationsquelle für die Microsoft SharePoint-Portalsuche.

Zunächst baut die Portallösung einen zentralen Volltextindex auf, wobei die gesuchten Inhalte in der gewohnten SharePoint-Umgebung angezeigt werden. Im Anschluss können Mitarbeiter die entsprechenden Dokumente sowohl downloaden als auch in Doxis4 winCube oder webCube öffnen. Über diesen direkten Absprung stehen weiterführende Aktionen wie Annotationen und der Verwendungsnachweis zur Verfügung, um z.B. weiter zur zugehörigen Akte zu navigieren.

Mehr zur Integration von ECM-Funktionen in Microsoft SharePoint und die aktuelle Version des Doxis4 SharePoint Portal Connector zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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05.08.2015   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten, Microsoft

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