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Top Thema: ERP & Dokumente

Außen ERP, innen Doxis4

Für viele Geschäftsprozesse benötigen Anwender von ERP-Systemen – z.B. von SAP, Microsoft, Oracle, Sage, Infor, IFS, Diamant Software,  Agresso u.a.m – neben den strukturierten Daten im ERP auch die dazugehörigen Geschäftsdokumente und Akten. Ohne ein integrierbares ECM-System bleibt dieser Wunsch zumeist unerfüllt und die Geschäftsprozesse geraten ins Stocken.

ERP-Systeme verstehen sich auf das unternehmensweite Erfassen, Erzeugen, Managen und Auswerten von Geschäftsdaten in strukturierter Form. So lassen sich auch einfach und automatisiert Dokumente, wie z.B. Bestellungen, Rechnungen etc. erstellen.

Viele andere geschäftskritische Dokumente entstammen allerdings nicht dem ERP-System, sondern werden beispielsweise in MS Office erzeugt. Andere kommen per Post oder E-Mail ins Unternehmen. Das Erfassen, Bearbeiten und revisionssichere Aufbewahren wird durch klassische ERP-Systeme nicht ausreichend geleistet, dafür aber durch die integrierbare Enterprise Content Management-Software Doxis4 von SER. Im Zusammenspiel beider Lösungen – ERP und Doxis4 iECM – liegt also ein großer Mehrwert für Unternehmen. 

Ablage und Prozessunterstützung für Dokumente im ERP

Eine Analyse der Trovarit AG, Marktanalyst und Spezialist für die Auswahl von Business Software, zeigt die funktionale Abdeckung von ERP-eigenen und von spezialisierten ECM-Lösungen bezüglich Dokumentenablage und Archivierung.

Für lebende Dokumente und abteilungsübergreifende Prozesse ist beispielsweise eine Check-in/Check-out-Funktionalität unerlässliche Voraussetzung. Damit können gerade mal ein Sechstel der ERP-Lösungen aufwarten. Noch schlechter sieht es beim Records Management aus. Nur wenn in einer elektronischen Akte alle Informationen zu einem Geschäftsvorfall im ERP-System verfügbar sind, entsteht entscheidender Mehrwert.

Für die revisionssichere Archivierung gelten verschiedene Vorgaben. GeBüV und EIDI-V decken weniger als 10 % der ERP-Lösungen und auch nur 25 % der ECM-Lösungen ab.

Insgesamt zeigt die Trovarit-Untersuchung, dass bei der funktionalen Leistungsfähigkeit der Dokumentenablage und Archivierung nach wie vor eine große Lücke klafft zwischen ERP-eigenen Lösungen und speziellen ECM-Lösungen.

Doch auch die untersuchten ECM-Lösungen selbst decken überraschend oft Anforderungen nicht ab – zwischen 40 % und 80 % müssen bei den verschiedenen Kriterien jeweils passen. So bieten laut der Auswertung fast 60 % der Anbieter keine clientseitige bzw. keine serverseitige Archivierung von E-Mails an.

100 % ERP + 100 % ECM = 100 % Return on Information

Mit Doxis4 müssen bei der Dokumentenablage und Archivierung aus dem ERP keine Abstriche gemacht werden. Vielmehr steht mit Doxis4 in allen Geschäftsanwendungen die nützliche ECM-Funktionalität zur Verfügung.

Dass diese Funktionalität nicht durch das ERP-System selbst bereitgestellt wird, heißt aber nicht, dass die Anwender Nachteile in Sachen Bedienkomfort erhalten. Alle in Doxis4 archivierten Dokumente können beispielsweise direkt aus der SAP-Anlagenliste und MS Office aufgerufen und angezeigt werden. Gleiches gilt für eAkten im Kontext einer ERP-Transaktion. Doxis4 erweitert hierbei das ERP um eine strukturierte Ablage, wie Sie sie heute von Papierakten kennen. Das kann auch vollends im ERP geschehen, wie das Beispiel Doxis4 Folder Cockpit for SAP beweist.

Die Integration in SAP erfolgt über SAP-standardisierte und zertifizierte Schnittstellen. Für alle anderen ERP-Systeme von Oracle, Microsoft, Sage etc. gibt es den standardisierten Doxis4 Universal ERP Konnektor.  

Archivierung und Workflows steigern ERP-Effizienz

Wer über viele Jahre Dokumente im ERP abgelegt hat, kennt die Problematik nachlassender Systemperformance. Spätestens dann stellt sich die Frage nach Auslagerung von ERP-Dokumenten ins elektronische Doxis4-Archiv. So lassen sich Daten, die aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht mehr im System immanent zur Verfügung stehen müssen, aber (noch) nicht gelöscht werden dürfen, revisionssicher auslagern und aufbewahren. Ein weiterer Mehrwert der Doxis4 iECM-Software.

Zunehmend zeigt sich auch, dass der Dokumentenfluss durch Unternehmen mit den elektronischen Geschäftsprozessen im ERP nicht standhält. Dazu bietet Doxis4 Workflow eine flexible Lösung, die sich in jegliche ERP-Systeme integrieren lässt. Für SAP-Anwender hat SER hier auf Basis des  SAP Business Workflow Lösungen geschaffen, z.B. für die Rechnungsprüfung und -freigabe.

ECM ist längst neben ERP und Office eine der drei tragenden Säulen der Unternehmens-IT geworden. Partielle Fileverzeichnisse und Abteilungsarchive haben ausgedient, ebenso Dokumentenprozesse, die an Abteilungsgrenzen halt machen. ECM ist im strategischen Kontext der Geschäftsprozesse zu verstehen. Nur ein optimales Zusammenspiel von ERP und ECM bringt dabei den maximalen ROI – oder mit unseren Worten bei SER gesprochen: Doxis4 – Return on Information.

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13.05.2014   Calender Top Thema  |  ECM, SAP

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