www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Top Thema: Aktenschutz

Auf Nummer sicher gehen

Wie sicher ist der Umgang mit sensiblen Akten und Informationen in Ihrem Büro geregelt? Welche Sicherheitsmaßnahmen greifen bei der Erstellung, Nutzung, Weitergabe, Archivierung oder Entsorgung von Akten? In den Händen von Unbefugten können diese beträchtlichen wirtschaftlichen Schaden anrichten – vom drohenden Imageschaden und Vertrauensverlust ganz zu schweigen. Um dies zu verhindern, müssen Akten über den gesamten Lebenszyklus zu jedem Zeitpunkt angemessen geschützt werden. Doxis4 eAkten gewährleisten diesen Schutz für alle sensiblen Unternehmensinformationen.

Endstation beim Aktenschutz

Eine Schwachstelle für die Aktensicherheit, die immer wieder Schlagzeilen macht, ist die unsachgemäße Entsorgung von Papierakten. Der pannengeplagte Berliner Flughafen BER reihte sich jüngst in die Liste der Negativbeispiele ein, als Planungs- und Kontrollberichte in unbewachten Containern im Berliner Bezirk Lichtenberg gefunden wurden. Aber auch das Lagern von Akten in frei zugänglichen Gebäudeteilen wie in Bürogängen stellt hohe Sicherheitsrisiken dar.

Dass sich elektronische Dokumente scheinbar leichter entsorgen lassen, kann in doppelter Hinsicht für Sicherheitsprobleme sorgen: Wenn z.B. im Dateisystem ein wichtiger, aber unzureichend gesicherter Vertrag versehentlich gelöscht wird oder umgekehrt, wenn sich absichtlich gelöschte Daten auf gebrauchten Festplatten rekonstruieren lassen. Auch hier sorgte ein aktueller Fall mit rekonstruierten Patientendaten, CAD-Plänen und Patenten für Schlagzeilen.

Schutzmechanismen für eAkten

Doch nicht nur am Ende ihres Lebenszyklus lassen sich elektronische Akten in Doxis4 durch Lösch- und Aufbewahrungsregeln besser schützen als auf Papier in einem Aktenschrank oder elektronisch im Dateiverzeichnis. In Punkto Sicherheit sind elektronische Akten unschlagbar und bringen zusätzlich noch Ordnung in den Informationswust.

Vom Einsatz der Doxis4 eAkte profitierten alle Abteilungen. Besonders bei abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen zeigen elektronische Akten ihre Stärken. In Abteilungen mit besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen sind sie unverzichtbar, z.B. in der Personalabteilung. Die Zweckbindung personenbezogener Daten verpflichtet den Arbeitgeber, die Personalakte sorgfältig zu verwahren und ihren Inhalt vertraulich zu behandeln.

Der Zugriff auf einzelne Dokumente, Aktenregister oder ganze Akten kann ausgefeilt gesteuert werden, sodass nur berechtigte Personen Einsicht erhalten. Durch dieses Berechtigungskonzept wird automatisch verhindert, dass ein nicht autorisierter Zugriff stattfindet. Für eine erforderliche Einsicht durch Mitarbeiter oder Führungskräfte können temporäre Zugriffsberechtigungen erteilt werden. Doxis4 ermöglicht die individuelle Anpassung dieses granularen Berechtigungskonzepts.

Ebenso brisante Informationen lagern in Vertragsakten. Um sicherzustellen, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf Akten, Dokumente und Vorgänge in Vertragsakten erhalten, bietet die Doxis4 Vertragsakte ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept, das benutzer-, rollen- und gruppenbezogen organisiert werden kann. Da alle Bearbeitungsschritte protokolliert werden, ist zu jedem Zeitpunkt direkt ersichtlich, wer gerade mit einer Akte arbeitet bzw. diese zuletzt im Zugriff hatte.

Individuell oder vorgefertigt

Darüber hinaus bietet Doxis4 die Möglichkeit, vorgefertigte Lösungspakete zu nutzen. In ihnen sind die wichtigsten Features, wie z.B. die Berechtigungsstrukturen, bereits vorkonfiguriert. Der SER-Kunde profitiert damit vom großen Wissen, das mit der Zeit durch zahllose, erfolgreich durchgeführte Projekte in die Erstellung dieser Solution Packages eingeflossen ist. So erhalten Unternehmen die Möglichkeit, auch komplexe Datenschutzbestimmungen innerhalb kürzester Zeit in ihre Aktenanwendung zu implementieren. Aber ganz gleich, wofür sich der Kunde entscheidet, ob für eine individuelle Lösung oder ein vorgefertigtes Solution Package – immer ist die maximale Sicherheit der sensiblen Unternehmensdaten gewährleistet.

« Zurück
22.09.2014   Calender Top Thema  |  eAkten

BESSER informiert

Jetzt anmelden für News per E-Mail

Anmelden »
Weiterführende Informationen im +Content
Broschüre: Elektronische Akten mit Doxis4
Broschüre

12x BESSER - Flexible eAktenlösungen mit Doxis4

Broschüre »