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Best Practice: ASFINAG

Compliance im Griff

Compliance ist ein klingendes Schlagwort:  Für die einen ist es das Zauberwort gegen alles Übel, andere verbinden damit mühselige Bürokratie und das Verkomplizieren von Geschäftsprozessen. Wieder andere fühlen sich verloren in einem Dschungel von Schlagworten die da lauten: Beweislastumkehr, Revisionssicherheit, Managerhaftung, Verstöße, Strafen, Mehraugenprinzip, Gewährleistung, uvm.

Fakt ist, dass Unternehmen und Manager sowohl einer immer kritischeren Öffentlichkeit, als auch Strafverfolgungen ausgesetzt sind. Tendenz steigend! Eine weitere Tatsache ist, dass Unternehmen auf eine vermehrt regulierte Umwelt stoßen, in der es gut zu bestehen gilt. Die ASFINAG hat sich den herausfordernden Rahmenbedingungen gestellt und im Jahr 2011 DOXiS4, die integrierte Enterprise Content Management-Suite der SER, eingeführt.

Die ASFINAG plant, finanziert, baut, erhält, betreibt und bemautet das gesamte österreichische Autobahnen- und Schnellstraßennetz mit einer Streckenlänge von rund 2.200 km.

Auf Basis von Workshops mit Abteilungen aller Gesellschaften entstand ein maßgeschneidertes System, das von SER binnen neun Monaten für rund 1.200 Benutzer in der gesamten ASFINAG-Gruppe eingeführt wurde. Im Jahr 2012 wurden durch die MitarbeiterInnen der ASFINAG knapp ¼ Mio. geschäftsrelevante Dokumente abgelegt und qualifiziert indexiert. Dagmar Frankl, die Leiterin des Qualitätsmanagements der AFINAG und hauptverantwortliche Projektleiterin für die iECM-Einführung, hierzu: „Wichtig in dem Zusammenhang war, den MitarbeiterInnen die Sicherheit zu geben, richtig und gesetzeskonform zu arbeiten. Mehrwerte wie Zeit- und Arbeitsersparnis sind hierbei willkommen!“

Neben den Anforderungen der MitarbeiterInnen an ein System, waren auch jene der ManagerInnen zu berücksichtigen: Die elektronische Genehmigung von Richtlinien und Regulativen sowie die nachweisliche Kenntnisnahme durch die MitarbeiterInnen muss gewährleistet sein. „Nachvollziehbarkeit“ wird durch einen nicht abschaltbaren Audit Trail geschaffen, „Revisionssicherheit“ durch unveränderbare, rechtssichere Archivierung. Klar definierte Berechtigungen und Zugriffsschutz sowie die Möglichkeit eines unternehmensspezifischen Management-Reportings waren ebenso wesentlich für die ASFINAG wie die Gewährleistung von Vier-Augen-Prinzipien für Freigaben, bei gleichzeitiger Verkürzung der Durchlaufzeiten von Vorgängen.

Der Fußballtrainer Alf Ramsey, der die englische Fußballnationalmannschaft 1966 zum Fußball-Weltmeister führte und im darauffolgenden Jahr zum Ritter geschlagen wurde, sagte: „Never change a winning team.“ Getreu diesem Motto waren für die ASFINAG die nahtlose Integration in die bereits bestehende System- und Anwendungs-Landschaft und die Unabhängigkeit von Speichersystem-Herstellern wesentliche Aspekte des ECM-Projektes.

„Ein maßgeschneidertes Software-System kann maßgeblich zur Compliance beitragen, die Vorgabe- und Nachweisdokumente der ASFINAG sind unveränderbar archiviert und jederzeit für unsere MitarbeiterInnen auffindbar“, so Dagmar Frankl von der ASFINAG. Durch Verwendungs- und Qualitäts-Audits, die das Qualitätsmanagement-Team der ASFINAG regelmäßig durchführt, wird die Verwendung des iECM-Systems nachhaltig sichergestellt. So wird pro Gesellschaft der ASFINAG-Gruppe die Anzahl der abgelegten bzw. gesuchten Dokumente ausgewertet. Mithilfe qualifizierter Fragebögen lassen sich die Compliance-Reifegrade je Abteilung, Gesellschaft und auch jener des Konzerns feststellen. Strategische Kennzahlen zur Steigerung der Reifegrade und zur Anwenderhäufigkeit sind definiert. Hohe Akzeptanz von DOXiS4 ist bei den MitarbeiterInnen als auch dem Management gegeben - im Jahr 2012 lag der Reifegrad des Unternehmens bei fast 90% im Bezug auf Dokumenten- und Enterprise Content Management.

Fazit

Manager sollten sich und ihr Unternehmen proaktiv auf rasch wechselnde Rahmenbedingungen vorbereiten, um Richtlinien wie Regulative einzuhalten und dies auch nachweisen zu können. Dies alles unter Berücksichtigung knapper Zeitbudgets und Personalressourcen zu erreichen, dabei unterstützt ein maßgeschneidertes Software-System. Gleichzeitig werden Wettbewerbsvorteile generiert und die Unternehmenskultur nachhaltig positiv verändert.

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03.05.2013   Calender Best Practice  |  ECM

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