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Standpunkt: Usability

All you can eat?

Softwarelösungen werden mit immer mehr Funktionen ausgestattet. Die Entwicklung bleibt nicht stehen! Für Poweruser bedeutet das mehr Möglichkeiten und Komfort für ihre Bildschirmarbeit. Für Gelegenheitsanwender bedeutet das Zuviel an Funktionen genau das Gegenteil: Die Übersichtlichkeit geht verloren und die zumeist genutzten Funktionen finden sich nicht auf Anhieb.

Der Hunger nach ECM-Funktionen ist von Anwender zu Anwender unterschiedlich, abhängig von der zu erledigenden Arbeit und des eigenen Anwendungs-Know-how. Für dokumentenintensive Prozesse im Unternehmen liegt die Spannbreite beispielsweise zwischen einem Sachbearbeiter in der Personalabteilung, der jeden Tag intensiv als „Poweruser“ mit Personalakten arbeitet bis hin zu einem Mitarbeiter, der gelegentlich Rechnungen freigeben möchte. Zu viele Software-Funktionen können belasten und überfordern. Zu wenig dagegen führen zu Unzufriedenheit und ggf. Mehrarbeit.

Individuelles Nutzerverhalten bestimmt Usability

Eine gute Usability wird in der Regel gar nicht wahrgenommen, schlechte hingegen schon! Spötter sagen: Usability ist, wenn der Anwender die Technik beherrscht und nicht umgekehrt. Was der Einzelne als benutzerfreundlich empfindet, ist sehr stark individuell durch sein erlerntes Nutzerverhalten geprägt. Mit dem technischen Fortschritt verändert sich nicht nur unser Kommunikationsverhalten, sondern auch unser Nutzerverhalten. Usability unterliegt dem Zeitgeist. Was ist also Usability und wie kann diese verbessert werden?  

Bemühen wir zur Erklärung des Begriffs Usability Wikipedia: „Gebrauchstauglichkeit (englisch: usability) bezeichnet nach EN ISO 9241-11 das Ausmaß, in dem ein Produkt, System oder ein Dienst durch bestimmte Benutzer in einem bestimmten Anwendungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen.“

Software-Anwendungen dürfen nicht nach rein funktionalen Gesichtspunkten gestaltet werden. Nehmen wir als Beispiel das berühmte Schweizer Messer: Irgendwann verliert es seine Anwendbarkeit, wenn es zu viele Funktionen enthält. Gleiches gilt auch für Anwendungssoftware.

Anwender-Präferenzen statt Funktionsmaximierung

Ich möchte dazu einen Begriff aus der Mathematik und Volkswirtschaft bemühen, der auch hinsichtlich der Gebrauchsfähigkeit von Software helfen kann zu klären, was Usability ausmacht: die Nutzenfunktion. Entsprechend der Präferenzen der Anwender  – bestimmt durch ihre jeweilige Bildschirmarbeit – müssen Software-Funktionen im Kontext möglichst einfach bereitgestellt werden. Im Umkehrschritt heißt das: Alles, was nicht im Kontext der Aufgabenerfüllung steht, muss kontextabhängig in den Hintergrund treten.

Muss Enterprise Content Management-Software funktionsmaximiert sein? Reicht es nicht einfach aus, die Funktionen zu bieten, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen? Als Software-Hersteller für Enterprise Content Management sind wir gefordert, branchenübergreifende und unternehmensweite Anforderungen mit unserer Doxis4-Software umfänglich abzudecken. Die Funktionsvielfalt ist aber ein Angebot und kein Muss!

Unternehmen, die Doxis4 einsetzen, haben so die Sicherheit, im Bedarfsfall auf ein vorhandenes Funktionsangebot zurückgreifen zu können. Die einfachen Customizing-Fähigkeiten unserer Doxis4-Software erlauben es, benutzer-, rollen- und gruppenabhängig Funktionen bereitzustellen. Welche Funktionen benötigt werden entscheiden die Anwender und Aufgabenstellungen. Genau diese Freiheit macht den Unterschied!

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24.09.2014   Calender Standpunkt  |  ECM

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