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Genau (m)eine ECM-Anwendung für Dokumente, Akten & Vorgänge

Universeller ECM-Client für Windows-Arbeitsplätze –
Doxis4 winCube

Die Software-Ergonomie und der Funktionsumfang entscheiden über Akzeptanz und Produktivität der Benutzer. Dosix4 winCube vereint die neuesten Konzepte der GUI-Gestaltung und wurde auf Usability getrimmt. Nicht Sie passen sich der Software an, Doxis4 macht, was Sie wollen. Die kontextsensitiven Menüs ersparen die mühsame Suche nach den gewünschten Funktionen. Doxis4 weiß, was im jeweiligen Arbeitsschritt benötigt wird und ahnt, was Sie als nächstes tun möchten.

Doxis4 winCube ist der universelle Windows-Client der Doxis4 iECM-Suite. Er deckt die unterschiedlichsten Funktionsbereiche der täglichen Informationsarbeit ab: vom Erfassen der Dokumente, Akten und Vorgänge, dem Indizieren und Bearbeiten, dem Recherchieren, der Anzeige bis hin zur Aufgaben- und Vorgangsbearbeitung. Die funktionale Vielfalt in Verbindung mit individuellem Bedienkomfort – dank personalisierter Oberflächen im gewohnten Microsoft Office-Stil – zeichnen Doxis4 winCube als ergonomischen ECM-Client für Windows-Arbeitsplätze aus.

Die Grundlage für die Arbeit mit dem Doxis4 winCube bildet die leistungsstarke ECM-Infrastruktur der Doxis4 iECM-Suite mit dem zentralen Doxis4 Content Repository. Neben dem Doxis4 Windows-Client stehen ein webbasierter und mobiler Client zur Verfügung, die gleichzeitig in einer Lösung eingesetzt werden können. So arbeiten alle Mitarbeiter und ggf. externen Beteiligten auf dem gleichen, aktuellen Informationsstand und können je nach Arbeitssituation PC, Notebook, Tablet oder Smartphone nutzen.

Mit Doxis4 winCube wurde besonderer Wert auf ein modernes und vor allem anpassbares Bedienkonzept gelegt. Wer mit Microsoft Office arbeitet, wird sich in der Oberfläche von Doxis4 winCube genauso schnell zurechtfinden. Von der kontextsensitiven Multifunktionsleiste bis zur Navigationsleiste à la Outlook fügt sich der ECM-Client von SER nahtlos in die Microsoft Windows-Welt ein. Die Benutzeroberflächen lassen sich sowohl an die Bedürfnisse der Organisation als auch an Anwendervorgaben anpassen – inkl. eigener Favoriten, Ansichten und Suchvorlagen. So können Dokumente, Akten und Vorgänge in einer einheitlichen und modernen Benutzeroberfläche verwaltet und effizient genutzt werden. Dokumentvorlagen, Annotationen, Offline-Fähigkeit sowie integrierte Scan-, OCR- und Barcode-Funktionen für Erfassungsarbeitsplätze runden den Funktionsumfang ab.

Suche & Anzeige

Mit Doxis4 winCube greifen Nutzer auf den gesamten Informationsbestand zu – natürlich unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Komfortable Recherchefunktionen wie die Schnellsuche, Index- und intelligente Volltextsuche sowie hierarchische Navigation in Akten sorgen dafür, dass benötigte Informationen schnell und zielsicher gefunden werden.

Der integrierte Viewer zeigt mehr als 300 unterschiedliche Dateiformate an – auch ohne dass die entsprechende Anwendung installiert ist.

Ablage, Bearbeitung & Workflows

Mit dem universellen Windows-Client der Doxis4 iECM-Suite können Anwender mit nur einem Client Dokumente ablegen und archivieren, Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben wiederfinden und bearbeiten. So lassen sich mit Doxis4 winCube sogenannte „lebende“ Dokumenten ein- und auschecken, Arbeitsversionen erstellen, unterschiedliche Annotationen aufbringen und Dokumente kontrolliert weiterleiten. Abgeschlossene Dokumente archiviert Doxis4 winCube revisionssicher im Doxis4 Archiv.

Mehr über Doxis4 winCube lesen

Ihr Nutzen

  • Universelle Windows-Anwendung für Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben
  • Unterstützt aktuelle Windows-Generationen, einschließlich Windows 10
  • Einheitliche, aktuelle Informationen im zentralen Doxis4 Content Repository jederzeit verfügbar, auch offline
  • Windows-, Web- und Mobil-Clients gleichzeitig in einer Lösung nutzbar
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
Windows-basierter Client der Doxis4 iECM-Suite - Doxis4 winCube
Fact Sheet

Windows-basierter Client der Doxis4 iECM-Suite - Doxis4 winCube

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Design Client der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 cubeDesigner
Fact Sheet

Design Client der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 cubeDesigner

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Fähigkeiten & Stärken

  • Universelle ECM-Anwendung mit flexiblem Auftreten

    Mit Doxis4 winCube steht ein ECM-umfassender, windowsbasierter Client für die tägliche Arbeit mit Dokumenten, Akten, Vorgängen und Aufgaben zur Verfügung. Je nach Anwendungsszenario und Benutzerkreis – von gelegentlichen Nutzern bis hin zum Power-User – können sich Funktionsumfang und Oberflächen sehr unterschiedlich darstellen. Dazu lassen sich individuell konfigurierbare Sichten, Berechtigungen und Freigaben verwenden. Die kontextsensitive Multifunktionsleiste passt sich automatisch dem aktuellen Anwendungskontext an – wie aus Microsoft Office gewohnt.

  • Persönlicher Windows-Arbeitsplatz

    Mit Doxis4 winCube steht jedem Anwender ein vollständiger ECM-Arbeitsplatz mit direktem Zugriff auf relevante Informationen im Content Repository zur Verfügung. Dazu gehören die aktuell anstehenden Aufgaben im persönlichen Postkorb, in Gruppenpostkörben und in weiteren für den angemeldeten Doxis4-Nutzer freigegebenen Postkörben. Zuletzt verwendete oder als Favoriten gekennzeichnete Dokumente, Akten, Vorgänge, Aufgaben und Suchergebnisse lassen sich mit einem Klick erneut aufrufen. Direkt nach dem Start des Doxis4 winCube-Clients sind häufig benötigte Funktionen und Übersichten per Autostart sofort verfügbar. Zu den weiteren Personalisierungsmöglichkeiten gehören die persönliche Schnellzugriffsleiste, eigene Layouts für Trefferlisten und Navigationselemente sowie persönliche Einstellungen für Anzeige, Export oder Drucken.

  • Offline-Funktionalität

    Mit Doxis4 winCube können Sie auch ohne Netzwerkanbindung Inhalte aus dem Doxis4 Content Repository anzeigen oder bearbeiten. Bevor Sie sich beispielsweise mit dem Notebook auf den Weg zum Kunden machen, laden Sie die gewünschten Dokumente oder kompletten Akten in den Zwischenspeicher (Cache). Anschließend stehen die Inhalte jederzeit im Offline-Modus zum Anzeigen oder Bearbeiten zur Verfügung. Zur vereinfachten Mitnahme und anschließenden Übernahme von Änderungen ist ein Download-Manager in Doxis4 winCube integriert, der die Inhalte im Hintergrund synchronisiert.

  • Integrierte Dokumentanzeige

    Spezielle Dokumentformate (z.B. Autocad-Zeichnungen, Visio-Charts o. ä.), die sonst nur mit installierter Originalapplikation angezeigt werden können, sind mit Doxis4 winCube unabhängig davon verfügbar. Das ist insbesondere aus Gründen der Revisionssicherheit von großer Bedeutung, wenn Belege nach Jahren angezeigt werden müssen, die Originalanwendung allerdings nicht mehr zur Verfügung steht. Mit dem integrierten Viewer in Doxis4 winCube können Dokumente in über 300 Formaten betrachtet und annotiert werden. Dazu gehören alle gängigen Formate wie Bilder oder Office-Dokumente. Die Originalapplikation muss nur noch zum Bearbeiten auf dem Gerät installiert sein. Im kompakten Lesemodus lassen sich mehrseitige Dokumente noch übersichtlicher darstellen und durchblättern. 

  • Parallele Nutzung mit anderen Clients und Geräten

    Doxis4 winCube ist eine von vielen Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben in Doxis4. Je nach Arbeitssituation, Funktionsbedarf und Nutzungshäufigkeit können Mitarbeiter den passenden Doxis4-Client – auch als browserbasierte oder mobile Version – auf PCs, Notebooks, Tablets oder Smartphones nutzen. So sind aktuelle Dokumentenversionen, benötigte Akten, Vorgänge und Aufgaben jederzeit ortsunabhängig verfügbar und gemeinsam nutzbar. Unabhängig vom jeweiligen Client oder Gerät können die Rollen und Berechtigungen zentral, universell und einheitlich im Doxis4 cubeDesigner gesteuert werden.

Effizientes Arbeiten wie gewohnt

Doxis4 winCube verbindet in seiner flexiblen Oberfläche die gewohnten Bedienelemente einer Office Anwendung (Multifunktionsleiste mit kontextsensitiven Ribbons, Outlook-Navigationsbereich etc.) mit hilfreichen Web-Komfortfeatures (Registerkarten wie im Browser, Vorschlagswerte bei der Eingabe von Suchwörtern etc). So finden sich Anwender schnell zurecht und können in einer einheitlichen, gewohnten Oberfläche auf Such- und Ablagedialoge, Postkörbe und Favoriten zugreifen. 

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Treffsichere Recherchen

Doxis4 winCube sorgt auch bei umfangreichen Informations­beständen im Doxis4 Content Repository für Überblick und präzise Ergebnisse: Mit Suchfunktionen und Trefferlisten, die auch direkt aus anderen Windows-Anwendungen per Tastenkürzel aufrufbar sind. Tabellarische Trefferlisten sind mit Filter-, Gruppier-, und Sortier­funktionen schnell angepasst. Darüber hinaus lassen sich Treffer­listen mit Datumsbezug anschaulich als Kalenderansicht darstellen oder bestimmte Indexwerte in Verdichtungsansichten vergleichen und auswerten. 

Kurz angemerkt

Alles, was es über die Inhalte eines Dokuments hinaus zu wissen oder hervorzuheben gilt, kann mit Annotationen direkt auf dem Dokument angebracht werden. Die im Doxis4 winCube erstellten Annotationen sind für alle Mitarbeiter sichtbar – die Berechtigung dafür vorausgesetzt – und zwar unabhängig davon, ob die Kollegen über den Windows-, Web- oder Mobilclient auf das Dokument zugreifen. Auch persönliche oder vertrauliche Anmerkungen lassen sich so schnell und sicher hinterlegen: direkt an der betreffenden Stelle, aber ohne das Dokument zu verändern oder unnötig für die persönliche Nutzung zu vervielfältigen.

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Doxis4 winCube im Überblick

Windows-Client

  • Arbeit mit Dokumenten, Akten, Vorgängen und Aufgaben in einer universellen Windows-Anwendung
  • Benutzeroberflächen im Windows- und Office-Look & Feel (Ribbons, Tabbed Browsing, Virtual Navigation Bar u.v.m.)
  • Funktionsumfang und Oberflächen konfigurierbar für verschiedene Anwendungsszenarien und Benutzerkreise
  • Persönlich und individuell einstellbar: Favoriten, Ansichten, Layouts, Positionen etc.
  • Zertifiziert für Windows 7 und Windows 8
  • Single Sign-on über die Windows Authentifizierung (Kerberos) 

Suche & Anzeige

  • Suche im gesamten Doxis4 Content Repository über unterschiedliche Suchdialoge oder Schnellsuche, je nach Anwendungsfall
  • Indexsuche nach Dokumentattributen
  • Volltextsuche nach Dokumentinhalten
  • Kombinierte Suche nach Dokumentattributen und -inhalten
  • Schnellsuche aus beliebigen Anwendungen per Tastenkürzel
  • Dynamische Trefferlisten mit Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionalität
  • Viewer für mehr als 300 Dateiformate – schnelle Vorschau-Funktion mit Thumbnails, neuer Lesemodus und Original-Preview
  • Offline-Modus zur Anzeige von Dokumenten auch ohne Verbindung zu Doxis4

Import, Ablage & Indexierung

  • Import von Einzeldokumenten, Ordnern und Verzeichnisstrukturen
  • Ablage und Zuordnung (z.B. in Akten/Register) per Drag & Drop
  • Manuelle und automatische Indizierung – über Attribute oder Dokumenteninhalt
  • Kontextbezogene Unterstützung bei der Eingabe von Indexwerten dank Vorschlagsfunktion
  • Direkter Zugriff aus Office-Anwendungen mit Dokumentenvorlagen und Metadaten-Mapping
  • Elektronische Signatur – per Chipkarte

Bearbeitung & Collaboration

  • Versionsverwaltung und Check-in-/Check-out-Mechanismus
  • Bearbeitung „lebender“ Dokumente im Team (Collaboration)
  • Abonnement-Funktion zur Benachrichtigung über Änderungen an Dokumenten und Akten sowie Suchen
  • Umfangreiche Annotationswerkzeuge für Bearbeitungshinweise, Markierungen und Kommentare
  • Offline Bearbeitung (auch ohne Check-out)

Scannen

  • Leistungsfähige lokale Scanner-Ansteuerung
  • Verwaltung von Scanner- Profilen
  • ISIS Scanner-Unterstützung
  • OCR- & Barcode-Unterstützung

Administration

  • Mandantenfähig, Multi-Server-Unterstützung
  • Integrierte Entwicklungsumgebung und mehrsprachiges Customizing – Doxis4 cubeDesigner
  • Frei gestaltbare Ablagemasken, Recherchemasken und Trefferlisten
  • Individuell konfigurierbare Sichten, Berechtigungen und Freigaben
  • Umfangreiche Scripting-Möglichkeiten
  • Zentrale oder dezentrale Administration (Benutzer-, Gruppen- bzw. Rollenschema)