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ECM-Fachanwendungen
einfach designen

Fachliche Administration der Doxis4-Anwendungen

Agilität ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Auf ECM übertragen, steht sie für die Transparenz und die Fähigkeit schnell, effizient und wirksam Anpassungen am Dokumenten- und Prozessmanagement vorzunehmen. Das erfordert eine moderne digitale und zugleich agile Informationsinfrastruktur, wie sie die Doxis4 iECM-Suite bietet.

Eine der großen Stärken der Doxis4 iECM-Suite ist deren einfache und flexible Anpassungsfähigkeit. Diese bezieht sich einerseits auf die Skalierbarkeit (z.B. User, Informationsobjekte etc.) und Modularität der technologischen Doxis4-Architektur und -Services. Anderseits präsentiert sie sich in der flexiblen Customizing-Fähigkeit, die es ermöglicht, beliebige ECM-Anwendungen zu designen und individuell an organisatorische und marktbedingte Anforderungen anzupassen. Flexibilität bedeutet dabei auch die Wahlfreiheit, die ECM-Anwendungen mit Doxis4 cubeDesigner durch SER designen zu lassen und/oder selbst machen („Made-by-yourself“) zu können.

Ein Designer für alle ECM-Anwendungen

Mit dem Doxis4 cubeDesigner erhalten Sie – im Gegensatz zu vielen anderen DMS-Systemen – nur einen Fachadministrationsclient für alle ECM-Services (Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, Workflows etc.) der Doxis4 iECM-Suite. Ebenso erfolgen Anwendungsdesign und Verwaltung für Windows-, Web- und Mobile-Client in ein und demselben Fachadministrationsclient. Viele Einstellungen müssen so nur einmal vorgenommen werden, lediglich gerätespezifische Anpassungen sind erforderlich, z.B. die Gestaltung der Dialoge für die jeweilige Bildschirmgröße.

Der Doxis4 cubeDesigner macht sich ein Design-Merkmal der Doxis4 Architektur zunutze: die einheitliche Metadatenbank und die universellen Fachdienste (Security, AuditTrail etc.) für alle ECM-Services. Einmal definiert, lassen sich so die Daten und Dienste in allen ECM-Anwendungen vernetzen und nutzen.

Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten im Doxis4 cubeDesigner umfassen das Erstellen und Verwalten von Strukturen für elektronische Archivierung, eAkten sowie Dokumenten-Management und die Modellierung von Geschäftsprozessen (Vorgangstypen, Prozessmodelle), die Gestaltung und Anpassung von Dialogen, Trefferlisten, Such- und Ablagemasken u.v.m., die Benutzerverwaltung, inkl. Gruppen- und Rollendefinition sowie der entsprechenden Zugriffsrechte. Zudem ist über die fachliche Administration die Verwaltung und Pflege von Übersetzungen für die selbst erstellten Fachanwendungen möglich.

Komfortable grafische Benutzeroberfläche

Durch die grafische Benutzeroberfläche können Fachanwender und Administratoren Ihre ECM-Fachanwendungen einfach und schnell selbst gestalten, verändern und administrieren. Speziell für die Fachbereiche gibt es den Doxis4 cubeDesigner Light, mit dem sich einfache Konfigurationsänderungen ohne Unterstützung der IT selbst erledigen lassen. Das ist insbesondere dort von Vorteil, wo sehr sensible Unternehmensdaten organisiert und verwaltet werden müssen, wie z.B. bei der Personalakte. Doxis4 trennt konsequent die Systemadministration von der Fachadministration. Das ist auch im Hinblick auf Datenschutzaspekte, wie z.B. im Personal- und Vertragswesen, von großem Vorteil, da der Zugriff auf schützenswerte Informationen auf die Nutzer und Fachadministration beschränkt ist.

Mit dem Doxis4 cubeDesigner lassen sich Templates definieren, die einen späteren Roll-out der ECM-Anwendungen im Unternehmen vereinfachen. Im Gegensatz zu spezialisierten Einzellösungen, lassen sich mittels der Templates grundlegende Funktionen und Eigenschaften definieren, die in allen weiteren ECM-Anwendungen zum Tragen kommen sollen. Damit begrenzt sich der Konfigurationsaufwand lediglich auf die Darstellung der Unterschiedlichkeiten in den Anwendungen. Wo zunächst beispielsweise eine Beschaffungsakte eingesetzt wurde, kann in kürzester Zeit auf der gleichen Basis eine Auftrags- oder Kundenakte entstehen.

Mehr zur Fachadministration mit Doxis4 cubeDesigner

Zentrale Funktionen

  • Gestaltung, Konfiguration und Pflege von Doxis4 iECM-Anwen­dun­gen mit dem Doxis4 cubeDesigner
  • Flexibles Customizing für alle Doxis4 Services und Clients mit nur einem Fachadministrationsclient
  • Speziell für Fachbereiche: Einfache Konfiguration mittels Doxis4 cubeDesigner Light
  • Übersetzung kundenspezifischer Anwendungen in verschiedene Sprachen
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Design Client der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 cubeDesigner
Fact Sheet

Design Client der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 cubeDesigner

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Fähigkeiten & Stärken

  • Universeller Fachadministrationsclient

    Der Doxis4 cubeDesigner ist der zentrale Client für Anwendungsdesign und Fachadministration der gesamten Doxis4 iECM-Suite (Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, Workflows etc.). Im Doxis4 cubeDesigner erfolgt das Design, die Definition, die Konfiguration und das Customizing aller ECM-Anwendungen. Die einheitliche Metadatenbank und die universellen Fachdienste (Security, AuditTrail etc.) vernetzen redundanzfrei Daten und Dienste über alle ECM-Anwendungen. Einmal definiert und konfiguriert, sind Design und Funktion der Bedienoberflächen clientübergreifend (Windows, Web, Mobil) verfügbar. Kundenspezifische Anwendungen und Funktionen lassen sich über eine integrierte Script-Engine realisieren. Zur Lokalisierung der Software in unterschiedliche Sprachen bietet Doxis4 u.a. ein zentrales Wörterbuch.

  • Erstellen, Verwalten und Gestalten

    Zum wesentlichen Funktionsumfang des Doxis4 cubeDesigner zählen das Erstellen und Verwalten von Strukturen für elektronische Archivierung und elektronische Akten sowie das Task und Process Management (Postkörbe und Workflow). Hier erfolgen Definition und Gestaltung von Dialogen, beispielsweise für Trefferlisten, Such- und Ablagemasken sowie für Geschäftsprozesse (ad-hoc und standardisiert). Berechtigungen und Zugriffsrechte von Benutzern, Gruppen und Rollen werden hierüber definiert und gepflegt.

  • Software-Ergonomie und Interaktionsdesign

    Die Benutzeroberfläche der Doxis4 Clients lässt sich flexibel an die Arbeitsweise und Fähigkeiten der Benutzer anpassen. So können beispielsweise Such- und Ablagedialoge genau auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten werden. Unnötige Eingabefelder und überfrachtete Benutzeroberflächen gehören damit der Vergangenheit an. Entsprechend der Anforderungen und Aufgabenstellung kann die ECM-Funktionalität ausgewählt sowie ergonomisch konfiguriert und angeordnet werden. Zum Gestalten und Anpassen der Dialoge, Trefferlisten, Such- und Ablagemasken etc. stellt Doxis4 vielfältige Werkzeuge, Wertelisten und Bibliotheken bereit. Das gilt auch für das Erscheinungsbild: Entsprechend dem unternehmenseigenen Corporate Design können Farben und Schriften (Größe, Art) der ECM-Applikationen angepasst sowie Icons und Symbole für Dialoge und Schaltflächen vergeben werden. Neben der Nutzung grafischer Elemente ist die Integration von Daten aus Drittsystemen möglich, z.B. Kundenstammdaten aus dem CRM oder Personalinformationen aus dem HR-System. 

  • Beste Usability

    Mit der grafischen Benutzeroberfläche im gewohnten Microsoft Look & Feel können Fachanwender und -administratoren ihre ECM-Fachanwendungen einfach und schnell selbst gestalten, verändern  und administrieren. Den Fachbereichen dient der Doxis4 cubeDesigner light, um flexibel und eigenständig Konfigurationsänderungen ohne Programmierkenntnisse und Unterstützung der IT umzusetzen. Der auf die Anforderungen der Fachbereiche reduzierte Funktionsumfang erleichtert die Bedienung und vereinfacht die Konfiguration.

  • Kundeneigene ECM-Anwendungen und fachabteilungsspezifische Administration

    Der Doxis4 cubeDesigner ist für SER und Kunden gleichermaßen der administrative Ausgangspunkt für die komfortable Gestaltung, Konfiguration und Pflege der Doxis4 ECM-Anwendungen. Das ist insbesondere beim Ausbau eines ECM-Projektes von großem Vorteil, wenn beispielsweise das initiale (Pilot-) Projekt durch den Kunden selbst in unterschiedlichen Unternehmensbereichen ausgerollt bzw. weiterentwickelt werden soll. Die grundsätzliche Trennung der System- und Fachadministration innerhalb der Doxis4 iECM-Suite ermöglicht es Organisations- und Fachabteilungen, ihre Anwendungen selbst zu designen und zu pflegen, während die technische Administration der IT-System-Administration obliegt. Besonders im Hinblick auf Datenschutzaspekte, z.B. im Personal- und Vertragswesen, ist diese Trennung von großem Vorteil.

  • Mehrstufige Systemlandschaften

    Doxis4 lässt sich in einer mehrstufigen ECM-Systemumgebung beispielsweise als Entwicklungs-, Test- und Produktivsystem betreiben. Die Übernahme kompletter Anwendungen, spezifischer Entwicklungen und Konfigurationen erfolgt automatisiert mittels eines Doxis4-systemeigenen Transportmechanismus.

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Elektronische Akten selbst entwickeln

Zu den wichtigsten Funktionen des Doxis4 cubeDesigners im Bereich der elektronischen Akten zählt die Verwaltung von Aktenklassen und der dazugehörigen Strukturen. Eine einheitliche Registerstruktur erleichtert das Auffinden der Geschäftsunterlagen. 

Geschäftsprozesse modellieren

Der fachliche Administrationsclient stellt alle Werkzeuge bereit, um eigenständig komplette Geschäftsprozesse in die digitale Bearbeitung zu übertragen. Dazu gehören natürlich vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten für entsprechende Workflows. Diese können in einem grafischen Editor einfach modelliert werden. Auch die zugehörigen Eingabemasken und Dialoge gestalten Fachadministratoren komfortabel im Doxis4 cubeDesigner.

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Per Tastenkombi zur passenden Information

Im Doxis4 cubeDesigner können Fachadministratoren Schnell­suchen für häufig genutzte Suchvorgänge konfigurieren. Globale Schnellsuchen stehen dabei in den Clients jederzeit zur Verfügung. Ein besonderes Highlight sind die ebenfalls im cubeDesigner verwalteten Schnellsuchkürzel. Über diese können Anwender Suchvorgänge in Doxis4 aus jeder beliebigen Anwendung heraus starten. Text markieren, Tastenkombination drücken, Informationen finden!

Die Doxis4 Fachadministration im Überblick

ECM-Funktions-Administration (Archiv, DMS, eAkten, Prozesse)

  • Erstellen und Verwalten von
    • Dokumentenklassen
    • Dokumentvorlagen für Microsoft Office
    • Aktenklassen, inkl. Metadaten-Deckblatt und frei definierbaren, wiederverwendbaren Registerstrukturen (Aktenmodelle)
    • privaten und globalen Verzeichnissen
    • Aufbewahrungsregeln für Dokumente und Akten
    • Trefferlisten für übersichtliche Treffermengen in Listen- und Kalenderansichten
    • Benachrichtigungsvorlagen für den Notification Service
  • Entwerfen von Aktenplänen mit unterschiedlichen Strukturen
  • Definition von umfangreichen Prozessen mit Verzweigungen und parallelen sowie logischen Verknüpfungen
  • Festlegen von Fristen für einzelne Prozessschritte
  • Festlegen von Regeln, wer welchen Prozessschritt bearbeiten soll
  • Definieren von Deskriptoren (Indexkriterien/Metadaten)
  • Definieren beliebiger Suchmasken für einen flexiblen Zugriff auf alle Informationsobjekte
  • Design von Masken mit vielen verschiedenen, sehr umfassenden „Controls”
  • Definieren von elektronischen Stempeln
  • Anlage von Schnellsuchen für Aktenregister und im Client
  • Einbinden von Informationen aus Drittsystemen (z.B. CRM, ERP, HR) in Dialogen oder Akten
  • Übersetzungen der Dialoge per Wörterbuch und Direktübersetzung einzelner Elemente
  • Verwaltung von Benutzern, Gruppen, Rollen und Rechten

Fachadministrations-Client

  • Ein zentraler Fachadministrations- und Design-Client für alle ECM-Anwendungen und Doxis4-Clients
  • Geräteunabhängige Gestaltung der ECM-Anwendungen mit Anpassung der Darstellung bei Bedarf (z.B. für Mobilgeräte)
  • Konsequente Trennung von Fach- und Systemadministration
  • Usability im gewohnten Microsoft Look & Feel
  • Konfiguration auch ohne umfangreiche Programmierkenntnisse
  • Design und Änderungen am ECM/DMS während des laufenden Betriebs
  • Unterstützt mehrere Designer-Admin-Accounts mit definierbaren Rechten
  • Version mit reduziertem Funktionsumfang „Doxis4 CubeDesigner Light“ für Fachabteilungen verfügbar
  • Erstellung von Transportpaketen zur Verteilung des Customizing von Test- auf Produktiv-Systeme

Benutzer- und Rechteverwaltung

  • Organisation mit Nutzern, Rollen, Einheiten und Gruppen aufbauen
  • Freigeben einzelner Funktionen und Klassen durch umfangreiches Rechtemanagement
  • Berichtserstellung über Organisation und Rechte im Doxis4 cubeDesigner
  • Festlegung von Passwortrichtlinien