Ausgangssituation

Das Papierarchiv hatte seine Kapazitätsgrenzen erreicht und der geplante Abriss von Gebäuden würde den Archivraum weiter verringern – in dieser Situation suchte das Centre Hospitalier de Meaux nach einer elektronischen Alternativlösung für die Ablage der Patientenakten, die bis dahin in Papierform aufbewahrt worden waren. Der Zugriff auf die Papierakten war sehr kostspielig gewesen, da die gewünschte Akte manuell im Archiv gesucht werden musste. Zudem war das Papierarchiv zuvor nur an Werktagen und zu den üblichen Arbeitszeiten nutzbar sowie außerhalb dieser Zeiten kaum zugänglich. Das Ziel bestand darin, alle aktiven Patientenakten zu digitalisieren, um sie den Benutzern per Mausklick zur Verfügung zu stellen.

Gründe für SER

Das Centre Hospitalier de Meaux leitete im Jahr 2010 ein Ausschreibungsverfahren ein. Nach zahlreichen Präsentationen, Produktvorführungen und Standortbesuchen setzte sich die SER-Lösung gegen mehr als zwölf Angebote durch. Die Vielzahl der Referenzen, die SER in Deutschland und Österreich über viele Jahre hinweg vorweisen kann, hat das Centre Hospitalier de Meaux von der Relevanz und Ausgereiftheit des Angebots des deutschen Softwareanbieters überzeugt.

Lösung

Doxis4 Archiv für digitalisierte Patientenakten. Die Verbindung zwischen PACS und Patiententerminen
wird mithilfe des HL7-Standards hergestellt.

Dokumentmenge

Mehr als 2 Millionen Dokumente und über 300.000 Patientenakten

User

Das Pflegepersonal des Krankenhauses wie Ärzte, medizinisches Verwaltungspersonal und Pflegekräfte: gleichzeitiger Zugriff durch 250 Benutzer möglich

Umsetzung

Das Projekt wurde in zwei Unterprojekte aufgeteilt. Das Unterprojekt „Scannen“ wurde vom Dienstleister DOCAPOST übernommen. Dazu wurden vor Ort 54.000 Patientenakten mit durchschnittlich je 125 Seiten gescannt. Parallel dazu verlief das Unterprojekt „Installation“ zur Implementierung der SER-Software-Lösung. Diese beiden perfekt aufeinander abgestimmten Unterprojekte wurden gleichzeitig umgesetzt, was zum Erfolg des Gesamtprojekts beitrug. Nach dem Import der gescannten Dokumente in Doxis4 sind die elektronischen Patientenakten von den Arbeitsplätzen der Benutzer aus zugänglich. Dabei gelten die Regeln, die in den Zugriffsrechten von Doxis4 zugewiesen wurden. Seit der Einführung im Jahr 2011 wurde das Projekt auf andere Anwendungen erweitert, z.B. für Blutübertragungsakten, Patientenakten des Meaux-Gefängnisses, administrative Akten.

Nutzen

• Die elektronisch archivierten Akten sind direkt vom Arbeitsplatz des Benutzers aus rund um die
  Uhr zugänglich
• Einfache Suche und Anzeige der gewünschten Akten und Dokumente
• Die Lösung bietet zahlreiche ergonomische Möglichkeiten der Anzeige, Sortierung und Strukturierung von Dokumenten in den Verzeichnissen