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Elektronische Vertragsakte –
Struktur und Transparenz im Vertragsmanagement

Vertragsmanagement mit Doxis4

Doxis4 bringt Ordnung, Struktur und Transparenz ins Vertragsmanagement. Die Lösung dient dem revisionssicheren Archivieren, Recherchieren und Überwachen jeglicher Vertragsunterlagen. Als Einstiegspunkt in die Doxis4 Vertragsakte dient das Informations­cockpit mit allen wichtigen Vertragsdaten. Von hier erfolgt der direkte Zugriff auf die Vertragsdokumente. In der Vertragsakte lassen sich ganzheitlich alle anfallenden Vertragsinformationen — gleich welchen Mediums — strukturiert über den gesamten Vertragszyklus verwalten. Fristenmonitor und Wiedervorlage­management informieren automatisiert über anstehende Termine und Fristen. Erweitert um Postkorb- und Workflow-Funktionalität lassen sich Vertragsfreigaben und –revision kontrolliert durchführen und dokumentieren.

Ihr Nutzen

  • Informations­cockpit mit allen wichtigen Vertragsdaten
  • Automatisierte Wiedervorlagen und Fristenüberwachung
  • Einhaltung von Rechtsvorschriften und Compliance-Richtlinien
  • Standort- und abteilungsüber­greifender Zugriff auf Verträge
  • Basis für betriebswirt­schaftliche, rechtliche und statistische Reports
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Fähigkeiten & Stärken

  • Eine Lösung für alle Verträge

    Mit nur einer Lösung lassen sich alle im Unternehmen anfallenden Verträge und Vereinbarungen verwalten, z.B. Kreditverträge, Rahmenvereinbarungen, Kunden- und Lieferantenvereinbarungen, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, Gesellschaftsvereinbarungen, Konzernvereinbarungen, Versicherungen, Arbeitsverträge, Lizenz- und Wartungsverträge.

  • Einfacher Zugriff

    Verträge lassen sich strukturiert über alle erfassten Vertragsmetadaten standortunabhängig aufrufen. Zusätzlich ermöglicht die Volltextsuche eine inhaltsbezogene Suche über die Dokumenteninhalte und Metadaten. Der Zugriff auf die Vertragsakten und –dokumente wird über Berechtigungen gesichert. Außerhalb des Office ermöglichen Offline-Akte sowie Web- und Mobil-Client den Zugriff auf die Vertragsunterlagen.

  • Datenschutz/-sicherheit

    Für die Datensicherheit sorgt das systemeigene Doxis4-Berechtigungskonzept, das unkontrollierte und unautorisierte Zugriffe auf Verträge verhindert. Zudem protokolliert der im Doxis4 Vertragsmanagement integrierte Audit Trail alle Zugriffe und Veränderungen an den Vertragsunterlagen. Die Speicherung erfolgt in revisionssicheren Formaten (TIFF, PDF und PDF/A). Mittels eines zusätzlichen SoftWORM-Schutzes wird verhindert, dass Vertragsunterlagen absichtlich oder versehentlich gelöscht werden.

  • Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

    Das in Doxis4 enthaltene Fristen- und Wiedervorlagemanagement überwacht automatisiert sämtliche Vertragsunterlagen und informiert den zuständigen Vertragssachbearbeiter über anstehende Termine und Fristen. Erfolgt keine Reaktion, werden automatisch weitere Vertragsverantwortliche benachrichtigt (Eskalationsmechanismen).

  • Integration

    Das Doxis4 Vertragsmanagement lässt sich in Microsoft Office, ERP-, CRM-, Facility Management und andere vertragsrelevante Softwareanwendungen integrieren. Automatisiert können alle erforderlichen Vertragsstamm- und Bewegungsdaten übernommen werden. Durch die Microsoft-Integration lassen sich Vertragsdokumente schon beim Erstellen in das Doxis4 Vertragsmanagement überführen. Somit bieten sich Möglichkeiten von Vorlagenmanagement bis hin zur automatisierten Versionierung.

Die eAkte – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Akten beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Akten in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Alle Vertragsdaten im Blick

Die Doxis4 Vertragsakte zeigt alle wichtigen Vertragsdaten übersichtlich in einem Informationscockpit an — inklusive Fristen und Wiedervorlagen.

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Optimierte Vertragsprozesse

Unterschiedlichste Vertragsvorgänge lassen sich in Doxis4 standardisiert oder ad-hoc abbilden und durchführen. Umfassende DMS-Funktionen wie z.B. Annotationen, Vorlagen, Versionierung, ermöglichen die vollständig digitale Vertragsbearbeitung.

Reports & Auswertungen

Flexible, frei definierbare Auswertungsfunktionen bilden die Basis für betriebswirtschaftliche, rechtliche und statistische Reports (z.B. die Darlegung von Haftungsverhältnissen).

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Doxis4 Vertragsmanagement im Überblick

Vertragsaktenmanagement

  • Revisionssichere und rechtssichere Archivierung von Verträgen und vertragsrelevanten Dokumenten
  • Medienübergreifende Verwaltung aller Vertragsobjekte in einer Akte (Office-Dokumente, E-Mails, gescannte Papierdokumente, Videos etc.)
  • Referenzierungsmöglichkeiten (andere Verträge, Hierarchien, Gruppierungsmöglichkeiten)
  • Zuordnung von Dokumenten zu mehreren Vertragsvorgängen – ohne Redundanzen im Archiv 
  • Vorschlagslisten zur Indexierung der Dokumente und Auswahl beim Suchen
  • Nachträgliche Attributierung der Dokumente oder Änderung der Attributierung möglich

Vertragsdokumentenmanagement

  • Umfangreiche DMS-Funktionen (Annotationen, Versionierung, Check out/Check in)
  • Ablage von MS-Office Dokumenten via Drag & Drop in den Doxis4 Client inkl. Übernahme von Dateieigenschaften (optional)
  • Recherche relevanter Vertragsdokumente bei der Bearbeitung direkt aus MS Office heraus (optional)
  • Ablage von Dokumenten in verschiedenen Repräsentationen als Quell- und Zielformat, z.B. Word und PDF

Vertragsprozessmanagement

  • Flexible, transparente und dokumentierte Vertragsworkflows
  • Abbildung standardisierter und Ad-hoc-Workflows
  • Übersicht, welche Verträge sich in Abstimmung befinden
  • Clientseitiges Auditing — wer hat was, wann an welchen Dokumenten vorgenommen

Vertragsdatenmanagement

  • Übernahme und Synchronisation von Vertragsdaten aus kaufmännischen Bestandssystemen, Excel-Listen etc.
  • Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung
  • Standardexport zur Auswertung z.B. in MS-Excel