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Elektronische Leasingakte –
Leasingunterlagen im Griff

Elektronische Leasingakte – Leasingunterlagen im Griff

Das Informations-Cockpit mit allen wichtigen Leasinginformationen

Die Doxis4 Leasingakte ermöglicht das einfache und effiziente Managen aller Unterlagen aus Mietgeschäften mit Investitions- und Konsumgütern im Privat- und gewerblichen Leasing. Jegliche Leasingobjekte im direkten Vertrieb oder im Vendorleasing – Anlagen, Container, Computer, Fahrzeuge und Flotten, Flugzeuge, Immobilien, Maschinen, Schiffe u.v.m. lassen sich mit Doxis4 professionell verwalten. Gleich, welche Vertragsverhältnisse dem Leasingvertrag zugrunde liegen, vom operativen Leasing, dem Finanzierungsleasing über Sale-and-lease-back bis hin zu Cross-Border-Leasing, Doxis4 managt alle Unterlagen aus jeglichen Leasingverhältnissen einheitlich, standortübergreifend und revisionssicher. Für den internationalen Einsatz und bei grenzüberschreitenden Leasinggeschäften stellt Doxis4 Anwenderoberflächen in 12 Amtssprachen von 135 der insgesamt 195 Länder umfassenden internationalen Staatengemeinschaft zur Verfügung.

Unternehmen verwalten ihre Leasinggeschäfte meist dezentral, aufgeteilt auf Tochterunternehmen, Unternehmenszentrale, Einkauf und verschiedene IT-Systeme (Excel, Access, SAP). Redundante Dateiversionen, fehlerhafte Zuordnungen und hoher Rechercheaufwand sind die Folge. Mit dem seit Januar 2016 geltenden Leasingstandard IFRS 16 müssen Unternehmen bei ihrer Bilanzierung neben Verträgen des Finanzierungsleasings nun auch Verträge des operativen Leasings aufführen. Für Leasingnehmer entfällt damit der Off-Balance-Vorteil und es entsteht insbesondere bei der Verwaltung der Verträge erheblicher Mehraufwand.

Überschaubarer Verwaltungsaufwand

Als zentrales Informations-Cockpit bringt die Doxis4 Leasingakte alle Unterlagen von Leasinggeschäften zusammen und macht den Verwaltungsaufwand durch verringerten Suchaufwand, Wegfallen des Versions-Chaos und klare Zuordnung aller Informationen überschaubar. Unabhängig vom Eingangskanal, den Ursprungssystemen, Informationsquellen und Dokumentformaten können in der elektronischen Leasingakte alle Dokumente und Daten aufbewahrt, recherchiert, verwaltet, bearbeitet und ausgewertet werden.

Jeder Leasingakte steht ein Informations-Cockpit (sogenannter „Aktendeckel“) vor, das alle wichtigen Informationen zu Geschäftspartnern, Leasingobjekten, Vertragsverhältnissen etc. übersichtlich aufführt. Die Geschäftsunterlagen selbst werden revisionssicher und strukturiert in Aktenregistern aufbewahrt. Für unterschiedliche Leasinggeschäfte lassen sich über einen Design-Client Informations-Cockpit, Aktenregister etc. einfach anpassen. Die Informationen des Informations-Cockpits lassen sich automatisch aus Drittsystemen übernehmen und aktuell halten (Synchronisation). Darüber hinaus können Anwender selbst schnell und einfach Sichten auf die Leasingakte erzeugen, die auf einen bestimmten Informationsbedarf zugeschnitten sind, z.B. alle Verträge der vergangenen zwei Jahre.

Kennzahlen und Berichte über die in der Leasingakte abgelegten Dokumente können über Doxis4 automatisiert ausgewertet und z.B. für die Bilanzierung nach IFRS 16-Standard herangezogen werden. Die automatisierte Fristenüberwachung informiert dabei über Termine und Fristen, wie z.B. den Ablauf der Leasingverträge.

Mehr zur Doxis4 Leasingakte

Ihr Nutzen

  • Dauerhafte Verfügbarkeit aller für die Bilanzierung nach IFRS 16-Standard benötigten Verträge
  • Automatisierte Fristen­überwachung, z.B. bei Verträgen
  • Erfüllen der Compliance und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
  • Standort-, abteilungs- und sprachübergreifender Zugriff auf Informationen
  • Medienbruchfreie Zusammen­führung von Dokumenten verschiedener Eingangskanäle, Formate und Systeme

Kontakt aufnehmen »

Fähigkeiten & Stärken - Doxis4 Leasingakte

  • Jederzeit Zugriff auf alle Leasinginformationen

    Die Doxis4 Leasingakte zeigt als Informations-Cockpit orts- und zeitunabhängig alle wichtigen Informationen zu Leasinggeschäften (Schriftverkehr, Verträge, Kündigungen, Zeichnungen, Fotos von Schadensfällen etc.) strukturiert an. Den Anwender erwartet nach Aufruf der Leasingakte ein Informations-Cockpit („Aktendeckel“) mit allen wichtigen Informationen. Inhalt und Aufbau können in Abhängigkeit vom Leasingobjekt, Geschäftspartner etc. individuell bestimmt werden. Angepasst an die Arbeitserfordernisse, können Anwender selbst schnell und einfach Ansichten auf die Leasingakte erzeugen, z.B. „zeige mir alle Verträge der vergangenen zwei Jahre“, und diese als Favoriten speichern.

  • Integration in bestehende Anwendungslandschaften

    Die Doxis4 Leasingakte lässt sich in bestehende Anwendungslandschaften (ERP- und sonstige Leasingsoftware) integrieren. Die Übernahme und das Aktualisieren (Synchronisieren) der Daten erfolgt über standardisierte Schnittstellen, ebenso wie das Überführen der zu archivierenden Dokumente (Rechnungen etc.) in die Leasingakte.

  • Automatisiertes Fristenmanagement

    Das in Doxis4 enthaltene Fristenmanagement überwacht automatisiert sämtliche Vertragsunterlagen und informiert den zuständigen Sachbearbeiter z.B. bei auslaufenden Verträgen. Erfolgt innerhalb eines vorab bestimmten Zeitraums keine Reaktion, werden auf Wunsch automatisch weitere Verantwortliche benachrichtigt.

  • Rechtskonforme Archivierung und Dokumentation

    Die Doxis4 Leasingakte sorgt für die revisionssichere und rechtskonforme Aufbewahrung aller Dokumente und Akten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Audit Trail-Funktion dokumentiert bei allen Dokumenten fortlaufend, wer was wann eingefügt, angesehen, verändert oder gelöscht hat. Die revisionssicher archivierte Dokumentation ist für die Compliance mit rechtlichen oder internen Vorschriften ebenso relevant wie für Fragen der Haftung im Streit- oder Schadensfall.

  • Zusammenführung multimedialer Daten

    In der elektronischen Leasingakte lassen sich alle Informationen zu Leasinggeschäften unterschiedlicher Datenquellen und Formate z.B. Verträge, Fahrzeugscheine und Fotos von Schadensfällen usw. zentral erfassen, managen und dokumentieren. Der integrierte Viewer unterstützt über 300 Formate und zeigt so den Inhalt unterschiedlichster Informationsobjekte an, auch wenn das Programm, mit dem die Datei erzeugt wurde, nicht vorliegt. Optional können alle Informationsobjekte mit der im System hinterlegten Anwendung, wie z.B. Microsoft Word für Textdokumente, dargestellt werden.

Doxis4 Leasingakte
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Broschüre: Elektronische Akten mit Doxis4
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12x BESSER - Flexible eAktenlösungen mit Doxis4

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Broschüre Doxis4 Vertragsmanagement
Broschüre

Doxis4 Vertragsmanagement

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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
Fact Sheet

Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP

Fact Sheet »

Die eAkte – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Akten beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Akten in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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Elektronische Leasingakte in Doxis4

Leasingaktenmanagement

  • Strukturiertes, kontextbezogenes Managen der Leasingunterlagen unterschiedlichster Formate und Quellen in Registern
  • Zusammenführung von Dokumenten, Akten und Vorgängen aus unterschiedlichen Ursprungsquellen (Excel, SAP, Access, ERP u.v.m.)
  • Eindeutige Identifikation und kompakte Übersicht über alle Leasinginformationen auf dem digitalen Aktendeckblatt
  • Fallübergreifende Sichten auf Leasingakten, z.B. strukturiert nach Leasinggeber
  • Differenzierbares Berechtigungssystem (Register, Ordner, Dokument)
  • Internationalität durch Mehrsprachigkeit (Unicode-Fähigkeit)

Leasingdokumentenmanagement

  • Fristenmanagement mit automatisierten Benachrichtigungen
  • Integrierte Dokumentmanagement-Funktionalitäten: Aktenablage (manuell oder automatisierte Stapelablage), Suche, Bearbeiten, Historie etc.
  • Erfassen der Papierdokumente über vollständig integrierte Scan-Software
  • Redundanzfreies, logisches Zuordnen der Dokumente zu mehreren Leasingakten

Leasingdokumentenarchivierung

  • Multimediales Leasingarchiv (Daten, Dokumente, Bilder, Zeichnungen, Videos)
  • Revisionssicheres Speichern der Dokumente und Akten gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
  • Direktes Wiederfinden aller Leasinginformationen über strukturierte Suche und Volltext-Suche (auch kombinierbar)
  • Viewer mit Anzeige von mehr als 300 Formaten
  • Genaue Protokollierung aller Zugriffe auf die Leasingakte
  • Sicherheit durch Autorisation und Authentifizierung sowie SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation

Haben Sie Fragen zur elektronischen Leasingakte oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zur elektronischen Leasingakte oder Enterprise Content Management mit Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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