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Elektronische Beschaffungsakte – macht Einkauf leichter

Mit Doxis4 Beschaffung optimieren

Die wirtschaftliche Versorgung mit Waren ist eine wesentliche Herausforderung im Beschaffungsprozess. Ohne professionelles elektronisches Akten- und Dokumenten-Management kann sich das Informations­handling als großes Handicap erweisen. Zwar zielen Supply Chain Management (SCM) wie Logistik auf die Gestaltung der Objektflüsse ab, wozu auch die Informationsflüsse zählen, doch fehlt es an der geeigneten Einbindung der dokumentenintensiven Prozesse. Während im Einkauf durch den Einsatz von SCM- und ERP-Systemen die datenzentrierten Einkaufsprozesse optimiert wurden, fehlt es an einer ebenso vollständigen wie prozessdurchgängigen Dokumentation der dokumenten­intensiven Prozesse. Die Doxis4 Beschaffungsakte schließt diese Lücke, integriert sich lückenlos in die bestehenden SCM- und ERP-Systeme und sorgt so für eine erhebliche Effizienzoptimierung.

Vollständige Beschaffungsdokumentation jederzeit im Zugriff

Die meisten Beschaffungsprozesse werden durch Dokumente ausgelöst und abgeschlossen. Dokumente werden erstellt, bearbeitet, geprüft und freigegeben. Ein professionelles Akten- und Dokumenten-Management ist gefragt, das von der Materialanforderung über die Anfrage und den Bestellvorgang bis zur Zahlungsgenehmigung für Lieferantenrechnungen den gesamten Prozess von der Anbahnung bis zum Abschluss einer Geschäftsbeziehung strukturiert dokumentiert sowie transparent und revisionssicher verwaltet.

Die Doxis4 Beschaffungsakte managt und archiviert format- und medienübergreifend sämtliche Dokumente in einem System – vom Eingang (Input) über die Bearbeitung bis zur Archivierung (Output). Somit erhalten alle am Einkauf beteiligten Mitarbeiter den seit langem ersehnten einheitlichen Zugriff auf alle zu einem Beschaffungsvorgang gehörenden Dokumente, Akten und Vorgänge. Mit Doxis4 komplettieren Sie so ihr SCM- und ERP-System um die gesamte schriftliche Dokumentation der unstrukturierten Daten. Die Multimedialität der elektronischen Doxis4 Beschaffungsakte ermöglicht es, über Korrespondenz und Angebote hinaus auch Produktvideos, Produktbilder, Links auf Webinhalte der Lieferanten wie z.B. Standorte etc. abzulegen und anzeigen.

Gleicher Informationsstand im Team

Die Doxis4 Beschaffungsakte schafft Transparenz innerhalb des Entscheidungsprozesses, verwaltet diesen effizient und ermöglicht Einkaufsteams auf einem aktuellen und gleichen Informationsstand zusammenzuarbeiten. Wer welche Dokumente, Register und Akten einsehen darf oder nicht, kann auf Objekt-, Register- und Aktenebene detailliert berechtigt werden. Im Gegensatz zur Papierakte, die physikalisch an einen Ort gebunden ist, kann auf die Doxis4 Beschaffungsakte standortunabhängig mittels Doxis4 mobileCube oder über die Standard-Offline-Akten-Funktion zugegriffen werden.

Durch die Möglichkeit der Verknüpfung - Dokumente mit Dokumenten (z.B. Angebot mit Preisliste), Dokumente mit Akten (z.B. aktuelle mit früheren Bestellvorgängen), Vorgänge mit Akten (z.B. mehrere Bestellvorgänge des gleichen Materials), Akten mit Akten (z.B. Beschaffungsakte mit Lieferantenakte) etc. - lassen sich Zusammenhänge transparent dokumentieren. In der Beschaffung, wo Mitarbeiter häufig abteilungs- und standortübergreifend in Teams und Prozessen gleichzeitig mit denselben Informationen arbeiten, ermöglichen Doxis4 eAkten die gesicherte, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit. Dabei ist der Mehrfachzugriff auf ein Informationsobjekt ein großes Plus.

Von der Beschaffungsakte zur Lieferantenakte

Ergänzt wird die Beschaffungsakte durch die Lieferantenakte und bei Bedarf einer Materialakte, die den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten bzw. die Eigenschaften und Qualitäten des Materials dokumentiert. In Abgrenzung zur Beschaffungsakte bietet die Lieferantenakte eine gezielte Betrachtung eines einzelnen Lieferanten. Dazu zählen u.a. Informationen zur Bonität, aktuelle Preislisten, Zertifizierungen, Materialprüfungen, Mängelanzeigen, Abnahmeprotokolle etc.

Die Doxis4 Lieferantenakte kann automatisch bei Anlage eines Kreditoren-Stammsatzes entstehen, so dass man z.B. aus der Stammsatzanzeige des SCM- und ERP-Systems oder der Bestellanforderung des Materialwirtschaftssystems direkt in die Lieferantenakte abspringen kann. Die Doxis4 Lieferantenakte bezieht viele ihrer Informationen aus der Materialwirtschaft heraus, z.B. Bestellungen. Die Ablage in der Doxis4 Lieferantenakte erfolgt dabei automatisiert, anhand der aus der Materialwirtschaft übermittelten Indexwerte. Werden Bestellungen ohne Materialwirtschaft getätigt, was im Bereich von Kleinteilen häufig üblich ist, kann die Beschaffungsakte auch manuell angelegt werden.

Zu Beginn steht die Anfrage

Die Beschaffungsprozesse beginnen zumeist mit schriftlichen Anfragen zu bestimmten Produkten und Dienstleistungen. Die hier anfallenden Informationen werden gesammelt, in Papierordner, Dateiverzeichnissen oder im E-Mail-Postfach getrennt aufbewahrt. Erst dann, wenn es zu einer Bestellung kommt, greift das ERP-System mit einem Bestellvorgang. Bereits in dieser frühen Phase des Beschaffungsprozesses leistet die Doxis4 Beschaffungsakte wertvolle Unterstützung, auch ohne dass ein Bestellvorgang im ERP-System angelegt ist, besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter – auch unterschiedlicher Abteilungen - an diesem Vorgang beteiligt sind. Sie können direkt aus der Doxis4 Beschaffungsakte heraus neue Dokumente erzeugen und Arbeitsvorgänge starten. Dazu bietet Ihnen Doxis4 die Möglichkeit, Dokumentenvorlagen mit vorformulierten Inhalten zu den Beschaffungsvorgängen zu hinterlegen, die automatisiert mit den Lieferantendaten bestückt werden. Diese können Sie dann individuell abändern, sofern das im Kontext des Beschaffungsvorgangs erforderlich ist. Die ausgehende Kommunikation wird der Beschaffungsakte automatisch zugefügt. Kommt es im Anschluss daran zu einer Bestellung, lässt sich die Beschaffungsakte nachträglich mit dem Bestellvorgang im ERP verknüpfen.

Mehr über die elektronische Beschaffungsakte

Ihr Nutzen

  • Vollständige Dokumentation der dokumentenintensiven Beschaffungsprozesse
  • Alle aktuellen und historischen Informationen im Zugriff
  • Vollständige Integration in SCM-, ERP-, Office- und Mail-Systeme
  • Zugriff unabhängig vom Standort- und der Abteilung – auch mobil
  • Unterschiedliche Sichtweisen (Materialwirtschaft, Finanzen etc.)
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
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Fähigkeiten & Stärken

  • Integration in bestehende SCM-, ERP-, Office und Mail-Systeme

    Die elektronische Beschaffungsakte integriert sich in jegliche Supply Chain-Management-, ERP-, Office- und E-Mail-Systeme und erweitert diese um einen vollständigen und stets aktuellen Überblick auf alle relevanten Dokumente im Beschaffungsprozess, inklusive der Kommunikation via E-Mail, Zeichnungen, Produktfotos und -videos. Die Beschaffungsakte pflegt sich quasi selbst, indem die relevanten Dokumente aus den bestehenden oben genannten Systemen automatisiert übernommen und indexiert werden. Der Aufruf der Doxis4 Beschaffungsakte erfolgt komfortabel aus SCM und ERP.

  • Compliance

    Das Einhalten der Compliance wird national wie international für Unternehmen immer wichtiger. Dazu zählen beispielsweise auch der Nachweis und die Einhaltung von Arbeits-, Arbeitsschutz- und Umweltstandards der Lieferanten. Aber auch für Fragen im Streit- oder Schadensfall ist der zu erbringende schriftliche Nachweis unabdingbar. Die Doxis4 Beschaffungsakte dokumentiert revisionssicher und rechtskonform den gesamten „schriftlichen“ Beschaffungsprozesse und zeigt mit der Audit Trail-Funktion auf, wer wann Informationen erhalten, eingesehen, bearbeitet, verändert, bewilligt oder gelöscht hat.

  • Strukturierte Aktenanlage und individuelle Aktensichten

    Die Doxis4 Beschaffungsakte gleicht im Aufbau dem bekannten Papierordner. Ein digitaler Aktendeckel gibt Ihnen einen Überblick über den Inhalt der Beschaffungsakte und weist für Sie wichtige Informationen aus. Ein Fristenmonitor überwacht Termine und zeigt Fälligkeiten frühzeitig an. Analog zur Papierakte lassen sich die Inhalte der Beschaffungsakte in Registern und Unterregistern einheitlich strukturieren, wobei die Struktur einem Aktenplan folgen kann. Darüber hinaus können Sie jederzeit individuelle Sichten auf den Informationsbestand erstellen und in Favoriten speichern. Das kann dazu eingesetzt werden, sich z.B. regelmäßig alle aktuell eingehenden Mängelanzeigen oder Bestellungen der vergangenen 14 Tage automatisiert anzeigen zu lassen.

  • Einfaches Arbeiten mit Akten und Dokumenten

    Wer immer aktuell informiert sein möchte, wenn neue Dokumente in die Beschaffungsakte eingestellt werden, für den ist der Abo-Service auf technischer Basis des Doxis4 Notification Service optimal. Mittels E-Mail werden Sie darüber informiert, wenn der Akte neue Dokumente hinzugefügt werden. Um nicht gleich bei allen neu eingestellten Dokumenten informiert zu werden, können Sie z.B. anhand der Dokumentenart, des Zeitraums etc. Eingrenzungen vornehmen. Das Doxis4 Versionsmanagement stellt sicher, dass Sie stets mit den aktuellen Dokumenten arbeiten.

  • Intelligente Workflows

    Mit Hilfe von integrierten Prüfungs- und Freigabeprozessen auf technischer Basis von Doxis4 Workflow können zusätzlich zur elektronischen Beschaffungsakte, respektive der Lieferantenakte, Dokumente einfacher erstellt, verteilt, abgestimmt und gepflegt werden. Hierdurch lassen sich heterogene Beschaffungsprozesse standardisieren, (verteilte) Freigabeprozesse transparenter gestalten und schneller abwickeln. Für die Genehmigung von Bestellungen und Bestellanforderungen bietet sich der Ad-hoc- (Adaptive Case Management) und Production Workflow an, je nachdem ob Sie individuell oder voll automatisiert Beschaffungsprozesse steuern möchten. Damit lassen sich Aufgaben automatisch an die jeweils Zuständigen verteilen. Diese antworten im Prozess bequem per E-Mail mit den integrierten Funktionen: Annahme, Ablehnung und Kommentar.

Die eAkte – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Akten beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Akten in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Beschaffungsakten mit Doxis4 im Überblick

Beschaffungsaktenmanagement

  • Verwaltung von allen zu einem Beschaffungsprozess gehörenden Dokumenten, Akten und Vorgängen aus unterschiedlichen Quellen in einheitlicher Aktenstruktur
  • Verwaltung unterschiedlichster Formate, inkl. multimedialen Inhalten, z.B. Produktvideos, Produktbilder, Links auf Webinhalte der Lieferanten
  • Integration in bestehende SCM-, ERP-, Office- und Mail-Systeme: Automatisierte Übernahme und Indexierung von relevanten Doumenten und Zugriff bzw. Aufruf der Beschaffungsakte direkt aus SCM und ERP
  • Strukturierter Aufbau in Register und Unterregister analog zur Papierakte
  • Elektronischer Aktendeckel mit grundlegenden Informa­tionen zur Akte, Inhaltsübersicht und Fristenmonitor
  • Vielfältige Verknüpfungsmöglichkeiten: Dokumente untereinander, Dokumente mit Akten, Akten mit Akten etc., ohne redundante Aufbewahrung
  • Flexibel konfigurierbare, individuelle Aktensichten (z.B. Bestellungen, Mängelanzeigen etc.)
  • Mobiler Zugriff via Web- und Mobil-Client
  • Offline-Akte: Mitnahme einer elektronischen Akte mittels Check-in/Check-out mit voller Funktionalität: ansehen und bearbeiten (automatische Synchronisation)

Beschaffungsdokumentenmanagement

  • Revisionssichere Speicherung und sichere Aufbewahrung aller Dokumente und Akten im Beschaffungsprozess
  • Integrierte DMS-Funktionalitäten: Aktenablage (manuell oder automatisierte Stapelablage), Suche, Bearbeiten, Versionieren, Historie etc.
  • Vielfältige Annotationsmöglichkeiten, analog zur Bearbeitung von Papierdokumenten: Notizzettel, Stempel, Textmarker, Kommentare uvm.
  • Internationalität durch Mehrsprachigkeit (Unicode-Fähigkeit)
  • Integrierter Viewer für mehr als 300 Formate
  • Abonnement-Funktion zur Information per E-Mail z.B. für neu eingestellte Dokumente, Statusänderungen, Freigaben/Genehmigungen
  • Erfassen der Papierdokumente über vollständig integrierte Scan-Software
  • Audit Trail-Funktion dokumentiert: Wer hat was, wann an welchen Dokumenten vorgenommen

Beschaffungsprozessmanagement

  • Doxis4 Workflow-Anbindung möglich zur Standardisierung heterogener Beschaffungsprozesse sowie transparente und effiziente Freigabeprozesse
  • Unterstützt Ad Hoc-Workflows (Adaptive Case Management) ebenso wie Production Workflows – für individuelle oder automatisierte Beschaffungsprozesse
  • Automatisierte Verteilung von Aufgaben: Elektronischer Postkorb und Gruppenpostkörbe 
  • Workflow-Funktionen in E-Mail integriert: Annahme, Ablehnung und Kommentar

Lieferantenaktenmanagement

  • Verwaltung von Lieferanten-Informationen und -dokumenten unterschiedlichster Formate und Quellen in einheitlicher Aktenstruktur
  • Kompakte Übersicht aller grundlegenden Lieferantendaten (Informationscockpit)
  • Automatisierte Übernahme der Lieferantenstammdaten aus ERP-, SCM- und sonstigen Systemen

Sicherheit/Zugriffsschutz

  • Sicherheit durch Autorisation und Authentifizierung und SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation sowie Übernahme von Berechtigungen aus führenden Systemen
  • Rollenbasiertes und fein granulierbares Berechtigungs-System (Register, Ordner, Dokument; temporäre Zugriffe etc.)