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eAkten – aus Akten werden Anwendungen

Elektronische Akten mit Doxis4 kombinieren Inhalte, Geschäftsprozesse und Anwendungen. Sie dienen als zentraler Einstiegspunkt in der Vorgangsbearbeitung und zur Recherche von Geschäftsunterlagen. Aus einer Akte heraus lassen sich Vorgänge anstoßen, Vorgänge können in Akten aufgenommen oder eine Akte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar gemacht werden. eAkten versorgen Anwender proaktiv mit neuesten Informationen und beziehen dabei auch die heute isolierte E-Mail-Kommunikation mit ein.

Mit Doxis4 eAkten lassen sich jegliche Akten- und Schriftgutverwaltungen auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene realisieren. Je nach Ausprägung finden Sie Doxis4 eAkten beispielsweise im Vertrieb als Kundenakte, im HR/Personalbereich als Personalakte, in der Produktion als Fertigungs-, Maschinen- und Projektakte, im Vertragswesen als Vertragsakte, in der Verwaltung als Bürgerakte und im Gesundheitswesen als Krankengeschichte. Hinsichtlich ihrer Strukturmerkmale und visuellen Erscheinung gleicht die eAkte der physischen Akte mit den hierfür typischen Aktendeckblättern und Registern. Wer also seine Papieraktenordner, Hängeregister und Fileverzeichnisse ablösen möchte, findet mit Doxis4 eAkten die richtige Lösung.

Elektronische Akten führen bislang getrennt abgelegte Informationen zu einem Sachvorgang zusammen. Strukturierte und unstrukturierte Daten sind zumeist auf unterschiedlichen Ablagesystemen gespeichert, oftmals abgelegt in Ordnern oder Dateisystemen ohne Bezug zu den Geschäftsprozessen. Im Gegensatz dazu können mit Doxis4 eAkten jegliche Informationsobjekte im Geschäftskontext gemanagt und dargestellt werden. Ebenso sind redundanzfreie Mehrfachzuordnungen möglich. Durch die Möglichkeit der Verknüpfung - Dokumente mit Akten, Vorgänge mit Akten, Akten mit Akten etc. - lassen sich Zusammenhänge transparent dokumentieren. Dort, wo Mitarbeiter bereichsübergreifend und standortübergreifend in Teams und Prozessen gleichzeitig mit denselben Informationen arbeiten, ermöglichen Doxis4 eAkten die gesicherte, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit, wie beispielsweise in der Projektabwicklung, im Rechnungswesen und Einkauf sowie dem Qualitätsmanagement.

Mehr über elektronische Akten mit Doxis4 lesen

Ihr Nutzen

  • Standortübergreifender und sicherer Zugriff auf Akten
  • Dynamische Register halten eAkten automatisch aktuell und vollständig
  • Umfassende, aktuelle Sicht auf alle Informationen, auch Fremdsysteme
  • Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen – auf gleichem Akten­bestand von mehreren Standorten
  • Reduzierte Raum-, Material- und Personalkosten
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
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eAkten im Kontext der Doxis4-Architektur

Fähigkeiten & Stärken

  • Informationscockpit

    Die Doxis4 eAkte bietet ein digitales Aktendeckblatt, das alle zentralen Informationen zur Akte übersichtlich darstellt. Die Informationen lassen sich aus Drittsystemen wie beispielsweise ERP, CRM und HR übernehmen und automatisiert synchronisieren. Welche Informationen auf dem virtuellen Aktendeckel stehen, ist für jeden Aktentyp frei über den Doxis4 cubeDesigner definierbar. Neben den zur Identifikation der Akten erforderlichen Informationen (Indexwerte/Metadaten), lassen sich auch Fristen und Termine hinterlegen, die automatisch von Doxis4 überwacht werden. Die Metadaten finden zudem Anwendung bei der Suche nach den Akten. 

  • Vollständige Aufbewahrung und Ansicht

    In elektronischen Akten auf Basis von Doxis4 lassen sich Informationsobjekte unterschiedlicher Datenquellen und Formate – gescannte Papierdokumente und digitale Dokumente, E-Mails, Bilder, Videos, Verlinkungen etc. - zentral erfassen, managen und dokumentieren. Der integrierte Viewer unterstützt über 300 Formate und zeigt so den Inhalt unterschiedlichster Informationsobjekte an, auch wenn das originäre Programm, mit dem die Datei erzeugt wurde, nicht vorliegt. Optional können alle Informationsobjekte natürlich jederzeit mit einer anderen im System installierten Anwendung dargestellt werden.

  • Informationen finden und standortübergreifende Zusammenarbeit

    Die Navigation in und über die eAkten erfolgt einfach über die jeweilige Registerstruktur oder mittels Multi-Feld- oder Volltextsuche (Text-Mining) über die gesamte Registerstruktur hinweg. Vielfältige Filtermöglichkeiten, eine Gruppierfunktion und die Sortierung von Trefferlisten helfen bei der Bewältigung auch großer Dokumentenmengen. Standortunabhängig stehen die digitalen Akten als Offline-Akte oder optional mittels Zugriff über Web- und Mobil-Client jederzeit zur Verfügung – die Berechtigung dafür vorausgesetzt! Zugeschnitten auf die jeweiligen IT-Strukturen, lassen sich die elektronischen Akten zentral, an verteilten Standorten oder in einer Kombination beider Verfahren langzeitsicher aufbewahren.

  • Strukturierte Aktenanlage und individuelle Aktensichten

    Die Anlage einer eAkte erfolgt über zentrale (bzw. pro Fachabteilung oder sonstige Organisationseinheit), frei definierbare Aktenmodelle. Sie geben vor, welche Inhalte zu einer Akte gehören und wie diese in der Akte strukturiert sind. Neben der Ablage in hierarchisch organisierten, statischen Registern unterstützt Doxis4 auch dynamische Register, deren Inhalt anhand definierter Suchkriterien automatisch aus dem gesamten Content Repository gebildet wird. Nutzer können zudem jederzeit individuelle Sichten auf den Informationsbestand erstellen. Für diese sogenannten „virtuellen Akten“ muss kein Inhalt verschoben oder kopiert werden – jedes Informationsobjekt kann redundanzfrei mehreren Akten zugeordnet werden.

  • Sicherheitsmechanismen und Zugriffsschutz

    Für Doxis4 eAkten lässt sich exakt und differenziert definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht. Zum Schutz sensibler Dokumente tragen  persönliche Benutzerautorisation und -Authentifizierung, die SSL-Verschlüsselung der Client-Server Kommunikation sowie – je nach Anwendungsfall – die Übernahme der Berechtigungen aus Drittsystemen (wie LDAP, HR-, CRM- und ERP-Systeme) bei. Über die Audit Trail-Funktion lassen sich alle Zugriffe und Änderungen protokollieren.

  • Mandantenfähigkeit und Berechtigungen

    Für Konzerne und mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit der Doxis4 eAkten unentbehrlich. Die Mandantenfähigkeit bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. Ein Wechsel zwischen den Mandanten ist in diesem Fall nur über eine erneute Benutzerautorisation und –authentifizierung möglich. Die Mandantentrennung kann aber auch über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden.

  • „Made-by-Yourself“-Fachanwendungen

    Aktenanwendungen können mittels des Doxis4 cubeDesigners individuell definiert, konzipiert und administriert werden („Made-by-yourself“). Dazu stellt Doxis4 Fachadministratoren und Power-Usern einen einfach zu bedienenden, grafischen Maskendesigner bereit. Einmal im Doxis4 cubeDesigner erstellte Akten-Anwendungen lassen sich parallel über die unterschiedlichen Doxis4-Clients verteilen und darstellen.

Die eAkte – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Akten beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Akten in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Eine Lösung für unterschiedlichste Aktenarten – Doxis4

Die eAkten-Technologie in Doxis4 ist die einheitliche Basis für das Design unterschiedlichster Aktenanwendungen. Einige typische Beispiele sind hier aufgeführt. Ein Klick auf Icon oder Überschrift führt zur ausführliche Darstellung der einzelnen Aktenarten.

Beschaffungsakte

Stellt übersichtlich alle relevanten Informa­tionen, z.B. Bestellun­gen, Liefer­scheine, Rech­nungen, Preis­informa­tio­nen, Schrift­verkehr und Verträge, bereit.

Bestandsakte (Versicherungen)

Verwaltet Millionen von Kunden­akten und bietet eine einheitliche Kundensicht über alle Dokumente aus unterschiedlichen Versicherungsbereichen.

Gerichtsakte

Ent­hält alle rele­vanten Dokumente, vom Schrift­satz der Klage, über Schrift­verkehr (inkl. elektronischer Kommunikation) bis zum digital signierten Urteil.

Immobilienakte

Ermöglicht die zentrale Verwaltung, Nutzung und revisionssichere Archivierung sämtlicher mit einer Immobilie verbundenen Dokumente.

Kreditakte

Stellt den Sachbearbeitern alle ent­scheidungs­relevanten Dokumente und kunden­bezogenen Daten auf Knopf­druck zur Verfügung.

Kundenakte

Beinhaltet alle aktuellen und histori­schen Informationen zu einem Kunden, ein­schließ­lich der Brief- und E-Mail-Korrespondenz.

Patientenakte

Ermöglicht beliebige patienten-, fall- und perioden­bezogene Sichten auf Daten, Dokumente, Bilder und multimediale Objekte in der Krankengeschichte.

Personalakte

Verwaltet und archiviert (revisionssicher) alle Dokumente und Belege zu einem Mit­arbei­ter (auch ausgehende Belege, wie z.B. Gehalts­mitteilungen). 

Projektakte

Ermög­licht eine zentrale Ver­waltung und Zugriff auf sämt­liche Projektinhalte, unab­hängig vom Ur­sprungs­system und den beteiligten Bereichen.

Vertragsakte

Nimmt alle vertrags­relevanten Schriftstücke auf­ (papier­basierende genauso wie elektronische Dokumente) und überwacht Termine und Fristen.

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Eine Basis für alle Aktenanforderungen

Dokumente, Akten und Vorgänge lassen sich beliebig kombinieren und verknüpfen. Diese Freiheit der Kombination ermöglicht einen allumfassenden Akten-Ansatz auf einer einheitlichen Technologiebasis unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen verschiedener Fachbereiche und Aufgabenstellungen.

Übersichtliches Informationscockpit

Jede eAkte in Doxis4 bietet ein digitales Aktendeckblatt – das Informationscockpit, das alle zentralen Informationen zur Akte übersichtlich darstellt – je nach Aktenart auch aus Drittsystemen wie HR, ERP und CRM. Von hier aus lassen sich alle erforderlichen Arbeiten erledigen und Aktionen starten. 

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Eine Fachadministration für alle Clients

Einmal im Doxis4 cubeDesigner erstellte Akten-Anwendungen lassen sich parallel über den Doxis4 winCube (Windows) und webCube (Web) verteilen und darstellen.

BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

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BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg reformiert mit der elektronischen Grundbuchakte (elGA) auf Basis der PRODEA-Software der SER eGovernment Europe sein Grundbuchwesen.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Elektronische Akten mit Doxis4 im Überblick

Aktenmanagement

  • Aktendeckblatt mit Metainformationen zur Akte (auch aus Fremdsystemen, z.B. ERP, CRM, HR)
  • Aufnahme jeglicher Art von Informationsobjekten aus unterschiedlichsten Datenquellen, z.B. Dokumente, Links/Referenzen und multimediale Inhalte
  • Flexible, zentrale Definition von Aktenstrukturen über Aktenmodelle
  • Hierarchisch strukturierbare Register in beliebiger Tiefe
  • Individualisierbare Sichten auf Informationen der Akten („virtuelle Akten“)
  • Dynamische Register bleiben automatisch aktuell und stets vollständig
  • Anwendung von Organisationsmodellen und Rechten auf Akten
  • Rückwärtsverlinkung: Ansicht aller Akten, in denen ein betrachtetes Dokument enthalten ist
  • Klare Ablagestrukturen und normierte Ablagetätigkeiten vermeiden Redundanzen und Mehrdeutigkeiten bei den Ablagemerkmalen
  • Parallele Zuordnung von Dokumenten zu mehreren Akten ohne redundante Ablage

Aktennutzung

  • Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen: Arbeiten auf gleichem Aktenbestand von verschiedenen Standorten aus
  • standortunabhängiger und paralleler Zugriff auf elektronische Akten
  • „Mitnahme“ von Akten als Offline-Akte
    (Check-in/Check-out)
  • E-Mail-Benachrichtigung über Veränderungen in der eAkte per Abonnement-Funktion
  • Übergreifende Suche von Akten und Dokumenten und dedizierte Suche nach Akten
  • Recherche innerhalb einer einzigen Akte bzw. in einem dedizierten Register
  • Komfortabler Zugang über iECM-Links: Versand von zugriffsgeschützten Links auf spezifische Akten oder Dokumente direkt aus dem Client heraus
  • Suche nach Dokumenten in Kombination mit Aktenattributen
  • Integrierter Viewer für mehr als 300 Formate
  • Audit Trail für alle Operationen in einer Akte
  • „Tabbed Browsing“ in einer Akte

Aktenmodelle

  • Unterstützung unterschiedlicher Registertypen:
    • Register für Gliederungszwecke
    • Register für statische Inhalte
    • Referenzielles Übersichtsregister
    • Register für dynamische Inhalte
    • Register für ActiveX-/-iframe-Fenster
  • Optionale automatische Nummerierung der Aktenregister
  • Änderung des Aktenmodells für alle Akten automatisch möglich (keine „Copy&Paste“-Semantik)
  • Vordefinierte Register des Aktenmodells lassen sich für einzelne Akten durch Unterregister verfeinern
  • Rechte auf Registerebene und Rechtevererbung