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Automatisiert vom Papierdokument zum digitalen Postkorb

Elektronische Posteingangsverarbeitung mit Doxis4

Für effiziente Unternehmensprozesse ist entscheidend, dass eingehende Dokumente per Brief, Fax etc. der weiteren Sachbearbeitung schnell und zielgenau zugeführt werden. Die Eingangsverarbeitung mit Doxis4 sorgt für eine einheitliche, durchgängige Verarbeitung der gesamten Eingangspost über alle Kanäle: vom Erfassen über das Archivieren bis zum Verteilen an die zuständigen Stellen im Unternehmen.

Die medienbruchfreie und übergreifende elektronische Verarbeitung mit Doxis4 spart Zeit, beschleunigt und optimiert Geschäftsprozesse, bringt mehr Transparenz hinsichtlich Abläufe und Bearbeitungsstatus und verbessert nicht zuletzt die Erfassungsqualität. Durch den Wegfall manueller Papierdistribution und unproduktiver repetitiver Tätigkeiten, wie manuelle Datenerfassung, Postsortierung etc. können Durchlaufzeiten und Kosten deutlich reduziert werden.

Die eingehenden Dokumente samt Metadaten stehen der Sachbearbeitung unmittelbar nach Digitalisierung zur Verfügung. Medienbruchfreies Arbeiten ohne ständige Wechsel zwischen der „Papierwelt“ und dem Bildschirmarbeitsplatz wird möglich.

Der Ablauf der automatisierten Posteingangsverarbeitung: Am Anfang der Prozesskette steht das Scannen mit Doxis4 Capture. Vom zentralen bis hin zum verteilten Scannen an verschiedenen Unternehmensstandorten werden vielfältigste Scan-Szenarien unterstützt. Die digitalisierten Dokumente werden auto­ma­tisiert über inhaltsbasierte, lernende und manuelle Verfahren dem richtigen Empfänger bzw. der richtigen Organisationseinheit zugeordnet. Relevante Informationen lassen sich aus strukturierten Dokumenten extrahieren und validieren. Zur Klassifikation und Extraktion werden hochpräzise und extrem effiziente Technologien eingesetzt – inhaltsbasierte lernende Verfahren in Kombination mit regelbasierten Methoden.

Innerhalb der Eingangsverarbeitung mit Doxis4 übernimmt das Modul Doxis4 Capture das Erfassen (Scannen) der Papierdokumente. Elektronische Dokumente und Datenströme integriert das Doxis4 Inbound Center mit dem Modul Doxis4 InputConnect. Im Doxis4 InboundMaster werden die Dokumente inhaltlich zugeordnet und alle erforderlichen Daten automatisch ausgelesen.

Mehr zur Posteingangsverarbeitung mit Doxis4

Ihr Nutzen

  • Tagesaktuelle Verarbeitung sämtlicher Eingangsdokumente
  • Automatisierte Klassifikation, Extraktion und Zuordnung zu Geschäftsprozessen, Aufgaben und Ansprechpartnern
  • Umfassende Auskunftsbereitschaft durch zeitnahen Zugriff auf alle Informationen
  • Geringe Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
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Fähigkeiten & Stärken

  • Universallösung für Posteingänge und andere Dokumentenbestände

    Die Posteingangsverarbeitung mit Doxis4 eignet sich für vielfältige Einsatzbereiche rund um eingehende Dokumente per Briefpost, Faxe, E-Mail etc. Dazu gehören die automatische Indizierung von Dokumenten für die Ablage im elektronischen Archiv bzw. Content Repository. In Verbindung mit eAkten und elektronischer Vorgangsbearbeitung lassen sich Dokumenteneingänge automatisch den zugehörigen Vorgängen – z.B. Antragsbearbeitung, Schadensregulierung etc. – und den entsprechenden Akten – z.B. Kundenakten, Lieferantenakten etc. zuordnen. Kreditorische und debitorische Posteingänge können weitgehend automatisiert verarbeitet werden. Einzelne Geschäftsprozesse in der Auftragsbearbeitung und -abwicklung lassen sich durch vollständige Analyse des Dokumenteninhalts mittels Klassifikation und Extraktion automatisieren. 

  • Automatische Klassifikation

    Die Klassifikation dient der automatischen inhaltlichen Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftsbereichen, Abteilungen, Empfängern, Produktsparten etc. Die Kombination unterschiedlicher Verfahren (z.B. Template-Klassifikation, Klassifikation per assoziativer Suche, Form-ID-Klassifikation, Image-Size-Klassifikation und phrasenbasierte Kategorisierung) ermöglicht die Nutzung aller relevanten Dokumenteigenschaften zur optimalen Zuordnung des gesamten Dokumentenspektrums – von strukturierten Formularen bis hin zu unstrukturiertem Freitext.

  • Intelligente Extraktionsverfahren

    Robuste lernende Verfahren nutzt Doxis4 auch beim kontextbezogenen automatisierten Auslesen von Daten (Extraktion). Auch bei Layout-Änderungen oder schlechter Qualität des Original-Dokumentes gewährleisten sie eine hohe Treffsicherheit. Anhand von Beispieldokumenten lernt Doxis4 InboundMaster den Kontext, in dem die Informationen jeweils stehen und ermittelt auf dieser Basis in der Folge die relevanten Informationen auch bei unbekannten Dokumenten. Darüber hinaus kommen weitere intelligente Extraktionsverfahren zum Einsatz: Ein Highlight ist die Tabellen-Extraktion, mit der sich auch komplexe, mehrseitige Tabellen automatisiert auslesen lassen. Die innovative Multi-Feld-Analyse und die Adressen-Analyse dienen zum Abgleich mit Standard-Datenbeständen und/oder kundenspezifischen Daten.

  • Zuverlässige Validierung

    Die automatische Überprüfung (Validierung) der zuvor ausgelesenen Daten erfolgt lokal (z.B. gültige Wertebereiche, Formatrestriktionen, Prüfzifferverfahren usw.) sowie durch Abgleich mit Datenbanken und Online-Datenbeständen. Über den Import von z.B. Stammdaten und die dynamische Einbindung von kundenspezifischen operativen Daten wird dabei stets ein Höchstmaß an Aktualität und Sicherheit bei der Validierung gewährleistet. Konnte ein Beleg einmal nicht vollständig automatisiert ausgelesen werden, können die ausgelesenen Daten am Doxis4 InboundMaster-Arbeitsplatz bestätigt, ergänzt oder korrigiert werden. 

  • Zertifizierte revisionssichere Archivierung

    Die gesamte Posteingangsverarbeitung wird transparent dokumentiert und die Dokumente revisionssicher archiviert. Bei Einsatz eines Doxis4 Archiv werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert verwaltet, sodass aufbewahrungspflichtige Dokumente entsprechend gesetzlicher, unternehmensinterner und branchenspezifischer Compliance-Richtlinien sicher aufbewahrt werden. Diese Sicherheit bestätigt auch die IDW PS 880-Zertifizierung, die die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche der Doxis4 iECM-Suite erteilt hat. Demnach erfolgt die elektronische Archivierung in Doxis4 gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie AO, HGB und GDPdU revisionssicher.

Mögliche Einsatzszenarien

Doxis4 deckt die wesentlichen Ein­satz­sze­na­rien im Kontext einer modernen Post­ein­gangs­ver­arbeitung ab.

Anwendung im Unternehmen

Implementierung im Unternehmen: zentral (an einem Standort), dezentral
(an verteilten Standorten) oder verteilt (auf einzelne Bereiche/Abteilungen).

Outsourcing über Dienstleister

Implementierung bei einem Dienstleister (Hosting) – Bereitstellen der ge­samten Inbound-Verarbeitung (insb. die „Lesung“) komplett oder in Teilen an Kunden/Mandanten.

Shared Services / Insourcing

Konsolidierung und Zentralisierung im Rahmen von Shared Services Dienst­leistungen durch einen zentralen Unternehmens-/Konzernbereich. Optional auch die Möglichkeit eines Insourcings, d.h. der Bereitstellung für externe Mandanten.