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Durchgängige Lösung für alle Eingangsdokumente und -kanäle

Automatisierte Eingangsverarbeitung mit Doxis4

Die schiere Masse täglich eingehender Dokumente über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Fax, Web) belasten die Geschäftsprozesse, sofern diese nicht zeitnah dem richtigen Empfänger im Unternehmen übermittelt werden können. Häufig müssen eingehende Dokumente mehreren Mitarbeitern und Abteilungen zur Kenntnis gebracht werden. Mit konventioneller Post- und E-Mail-Verteilung lässt sich das nur schwer realisieren.

Mit Doxis4 Inbound Center lässt sich der gesamte Post-, E-Mail- und Faxeingang eines Unternehmens automatisiert erfassen und verteilen. Eingescannte Papierdokumente und elektronische Dokumente werden innerhalb nur eines Prozesses zusammengeführt und so der Medienbruch beseitigt. Dabei handelt es sich keinesfalls um eine Lösung, die nur in Großunternehmen zum Einsatz kommt, sondern zunehmend auch Verbreitung im Mittelstand findet.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Transport- und Liegezeiten fallen weg. Alle Dokumente stehen medienbruchfrei unmittelbar nach Eingang im Sach- sowie Vorgangszusammenhang zum Bearbeiten bereit. Die Vorgangsbearbeitung wird so deutlich beschleunigt. Die Dokumente werden einem Vorgang zugeordnet, über den alle weiteren Informationen direkt abrufbar sind.

Verarbeitet werden dabei alle Dokumentenarten: Strukturierte Dokumente (Formulare), schwach strukturierte Dokumente (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, etc.) und unstrukturierte Texte, die speziell bei E-Mail-Kommunikation oder allgemeiner Korrespondenz anfallen. 

Mehr zur Eingangsverarbeitung mit Doxis4

Ihr Nutzen

  • Multi-Channel-Verarbeitung beseitigt Medienbruch
  • Automation durch inhaltliche Klassifizierung
  • Schnelles Zuordnen und Verteilen beschleunigt die Sach- und Vorgangsbearbeitung und erhöht die Auskunftsfähigkeit
  • Direkte Integration in Geschäftsprozesse
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
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Fähigkeiten & Stärken

  • Medienübergreifende Verarbeitung

    Mit der Doxis4 Eingangsverarbeitung lassen sich sämtliche Eingangskanäle und Medien in die Verarbeitung einbeziehen, mit digitalisierten (gescannten) und elektronischen Dokumenten in einem Prozess. Unstrukturierte Freitext-Dokumente (z.B. E-Mails) werden ebenso unterstützt wie schwach strukturierte Dokumente und Formulare.

  • Vollständig elektronische Vorgangsbearbeitung

    Die Eingangsverarbeitung mit Doxis4 geht Hand in Hand mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung innerhalb der Doxis4 iECM-Suite. Zusätzlich zu den Eingangsdokumenten erhält die Sachbearbeitung vollständigen Zugriff auf den gesamten Sachvorgang. 

  • Zuordnung und Ablage mit elektronischen Akten

    In Verbindung mit elektronischen Akten wie Kunden- oder Lieferantenakten in Doxis4 lassen sich eingehende Dokumente und E-Mails schnell und strukturiert in die passenden Aktenregister ablegen. Alle Dokumente und E-Mails eines Kunden mit Anfragen, Bestellungen, Rückfragen und weiteren wichtigen Informationen stehen so gebündelt im Geschäftskontext zur Verfügung, auch für beteiligte Kollegen im Tagesgeschäft oder bei Urlaubsvertretungen. Bei der Recherche führen sowohl Inhalte und Metadaten der Dokumente und E-Mails als auch der Akten zur gewünschten Information.

  • Integration mit Business-Anwendungen

    Die Eingangsverarbeitung mit der Doxis4 iECM-Suite lässt sich entsprechend Ihrer Anforderungen und Aufgabenstellungen flexibel mit anderen Business-Anwendungen integrieren. Generische und spezifische Schnittstellen, Services und Add-Ins ermöglichen von der losen Anbindung bis zur nahtlosen Zusammenführung vielfältigste Integrationsszenarien. Doxis4 ist skalierbar und flexibel an Ihre Organisation und Geschäftsprozesse anpassbar.

  • Zertifizierte revisionssichere Archivierung

    Die gesamte Posteingangsverarbeitung wird transparent dokumentiert und die Dokumente revisionssicher archiviert. Bei Einsatz eines Doxis4 Archiv werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert verwaltet, sodass aufbewahrungspflichtige Dokumente entsprechend gesetzlicher, unternehmensinterner und branchenspezifischer Compliance-Richtlinien sicher aufbewahrt werden. Diese Sicherheit bestätigt auch die IDW PS 880-Zertifizierung, die die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche der Doxis4 iECM-Suite erteilt hat. Demnach erfolgt die elektronische Archivierung in Doxis4 gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie AO, HGB und GDPdU revisionssicher.

Posteingang

Doxis4 beschleunigt die Verteilung eingehender Briefpost, Faxe, E-Mails etc., beseitigt Medienbrüche und vereinfacht die Vorgangs­bearbeitung.

E-Mail

Doxis4 integriert die Geschäftskorrespondenz per E-Mail vollständig in die Geschäftsprozesse und unterstützt die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten und Compliance-Richtlinien.

Rechnungen

Doxis4 verarbeitet Eingangsrechnungen (Debitorenrechnungen) – mit und ohne Bestellbezug – sowie Teil- und Sammelrechnungen, Gutschriften etc. automatisiert und tagesaktuell.

Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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Stadt Göttingen

Die Stadt Göttingen setzt auf eGovern­ment und hat mit Unter­stützung von SER in den ersten Orga­ni­sations­einheiten die elek­tro­nische Akten­führung eingeführt.

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Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Eissmann Group Automotive

Die Eissmann-Gruppe hat sich für den unter­nehmens­weiten Ein­satz der Doxis4 iECM-Suite von SER ent­schieden.

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PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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Dürr Dental AG

Die Dürr Dental AG hat die Verarbeitung von Liefer­scheinen und Eingangs­rech­nungen automa­tisiert, inkl. Integration der Doxis4-Lösung mit dem führenden IFS-ERP-System.

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Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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DER Touristik

Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unter­nehmens­gruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangs­rechnungen automatisch und archiviert alle Rech­nungs­belege revisions­sicher im SER-Archiv.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Ab­nah­men, Ver­träge, laufende Rech­nun­gen ihrer Märkte etc. in soge­nannten elektron­ischen Objekt­akten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell und unkom­pliziert papierlos bereit­zustellen.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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