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QM-Handbuch –
Qualität einfach steuern

Qualitätsmanagement mit Doxis4

Das Doxis4 QM-Handbuch ist das digitale, ISO- und KTQ-konforme Qualitätshandbuch mit integrierter Audit-Funktion. Das vorkonfigurierte Lösungspaket ist nach Implementierung sofort einsetzbar. Über ein einfach zu bedienendes Redaktionssystem wird der gesamte Prozess vom Strukturieren der QM-Handbücher über das Erstellen und Zuordnen der QM-Dokumente bis hin zur Publikation dokumentiert und beschleunigt. Im QM-Handbuch lassen sich multimedial jegliche QM-Dokumente – von gescannten Papierdokumenten und digital vorliegenden Dokumenten über Fotos bis hin zu Videos – strukturiert ablegen und anzeigen.

Die Bearbeitung der digitalen QM-Dokumente erfolgt wie bei Papierdokumenten gewohnt. So lassen sich Freigabestempel oder gelbe Notizzettel (Post-its) aufbringen oder Textpassagen farbig markieren. Ein Vorlagen- und Versionsmanagement erleichtert das Bearbeiten der QM-Dokumente. Die Autoren erhalten lückenlose Transparenz über die gesamten Bear­beitungs-, Genehmigungs-, Freigabe- sowie Publikationsprozesse und die Anwender über wichtige QM-Vorschriften.

  • Redaktionssystem zur konsistenten Erstellung, Verwaltung, Pflege und Publikation aller QM-Dokumente
  • Bequemer Zugriff für Mitarbeiter auf webbasiertes Qualitätsportal
  • Intelligente Workflow- und Kollaborationsstrukturen zur verteilten Bearbeitung
  • Revisionssichere Dokumentation als Beweismittel bei Haftungsfragen
  • Automatisches Fristenmanagement und Information per E-Mail

Das QM-Handbuch steht den Mitarbeitern webbasiert oder integriert im Intranet-Portal rund um die Uhr und unabhängig vom Standort zur Verfügung. Autoren und Mitarbeiter finden die QM-Dokumentation strukturiert im Kontext der Organi­sationseinheit (Standort, Abteilung etc.) und der Handbuchstruktur oder unstruk­turiert über die Schlagwort- und Volltextsuche. Alle an der QM-Doku­mentation beteiligten Mitarbeiter lassen sich über integrierte Genehmigungs- und Freigabeprozesse aktiv einbinden. Transparent wird so der aktuelle Status im fortlaufenden Prozess des Qualitäts­managements sichtbar und gleichzeitig rechtssicher dokumentiert. Darüber hinaus erinnert eine automatische Terminverfolgung rechtzeitig per E-Mail an anstehende Aktualisierungen.

Fähigkeiten & Stärken

  • Redaktionssystem für das Qualitätshandbuch

    Das QM-Handbuch auf Basis von Doxis4 unterstützt den fortlaufenden Prozess des Erstellens, Aktualisierens und Publizierens der QM-Dokumentation. Als Redaktionssystem steuert und kontrolliert Doxis4 kontinuierlich und automatisiert mittels workflowbasierter Prüfungs- und Freigabeprozesse das Einhalten definierter Qualitätsstandards. Die Redaktionsarbeit wird durch Vorlagen-, Versions- und Fristenmanagement einfacher, sicherer und effizienter. Elektronische Dokumente lassen sich wie Papierdokumente bearbeiten, z.B. durch Aufbringen von Annotationen.

  • Mitarbeiterzugriff über Portal oder Browser

    Der Zugriff auf das multimediale Doxis4 QM-Handbuch erfolgt für die Mitarbeiter bequem und einfach über ein Portal im Intranet oder via Webbrowser. Autoren und Mitarbeiter greifen gleichermaßen komfortabel strukturiert über die Handbuchstruktur oder unstrukturiert per Stichwort und Volltextsuche auf die QM-Dokumentation zu. Im Kontext der Organisationsstruktur lassen sich QM-Handbücher bzw. -Strukturen innerhalb des QM-Handbuchs Organisationseinheiten (Standort, Abteilung etc.) zuordnen.

  • Fristenmanagement erinnert per E-Mail

    Zur rechtzeitigen Aktualisierung oder Erstellung bestimmter Dokumente erinnert ein Fristenmanager automatisiert den zuständigen Redakteur per E-Mail. Auf diese Weise können böse Überraschungen vermieden werden, die bei Nichteinhaltung drohen: beispielsweise Entzug einer Lieferantenzulassung oder der Tätigkeits- /Betriebserlaubnis.

  • Rechtskonforme Archivierung und Dokumentation

    Im fortlaufenden Prozess des Qualitätsmanagements protokolliert das Doxis4 QM-Handbuch lückenlos und rechtssicher alle Schritte von der Erstellung und Bearbeitung über die Genehmigung bis zur Freigabe und Publikation. Diese können als Beweismittel bei kritischen Haftungsfragen entscheidend sein.

  • Mandantenfähigkeit und Berechtigungen

    Für Konzerne und mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit unentbehrlich. Sie bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. In einem zentral geführten Qualitätsmanagement ist ein Wechsel zwischen den Mandanten nur über eine erneute Benutzerautorisation und –Authentifizierung möglich. Die Mandantentrennung kann alternativ über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden. Eine erneute Benutzerautorisation und -Authentifizierung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Redaktionssystem für Qualitätsportal

Das vorkonfigurierte QM-Handbuch auf Basis von Doxis4 enthält als Standardversion ein intuitiv bedienbares Redaktionssystem mit intelligenten Workflow- und komfortablen Dokumenten-Management-Funktionen. Freigegebene Dokumente können mit nur zwei Klicks veröffentlicht werden.

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Zugriff über Portal oder Web-Client

Mitarbeiter greifen auf das QM-Handbuch bequem und einfach über ein Portal im Intranet oder den Doxis4 Web-Client webCube zu. Die Funktion „What's new“ lenkt die Aufmerksamkeit auf neu eingestellte Dokumente und sorgt damit für schnelle Reaktionen auf veränderte Vorschriften oder Rahmenbedingungen.

Einheitliche Registerstruktur

Transparenz und Übersichtlichkeit sichert das digitale Qualitätshandbuch durch eine einheitliche Registerstruktur, die sich flexibel und bedarfsgerecht anpassen lässt. 

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Doxis4 QM-Handbuch im Überblick

QM-Redaktionssystem

  • Einheitliches Erstellen, Verwalten, Pflegen und Veröffentlichen der QM-Dokumentation inklusive multimedialer Inhalte
  • Check-in-/Check-out-Funktion und Versionierung zur sicheren gemeinsamen Bearbeitung der QM-Dokumente
  • Konsistentes Verwalten aller QM-Dokumente in jedem Bearbeitungszustand (z.B. Word + PDF)
  • Revisionssichere Archivierung der QM-Dokumentation und der Zwischenversionen
  • Referenzieren über Querverweise/Links
  • Logisches Zuordnen von Dokumenten zu mehreren Vorgängen, ohne physische Redundanzen im Archiv

QM-Wissensmanagement

  • Mitarbeiterzugriff auf QM-Dokumentation über Portal oder Webbrowser
  • Einfache, intuitive Bedienung
  • Darstellung der QM-Dokumentation in einheitlicher, hierarchischer Form („Baumstruktur“) mit beliebig definierbaren Strukturen und Registern/Ordnern
  • Zugriff über Metadaten, Volltext oder Navigationsbäume
  • Schwarzes-Brett-Funktion („What's new“, zeigt neu eingestellte Dokumente)
  • ISO- und KTQ-konformes QM-Handbuch

QM-Prozesse und -Workflows

  • Automatisierte workflowbasierte Prüfungs- und Freigabeprozesse
  • Gesteuerter Freigabeprozess per E-Mail mit integrierten Funktionen zur Annahme, Ablehnung, Kommentierung etc.
  • Regelmäßige Überwachung und automatische Warnung vor Fristüberschreitung per E-Mail
  • Automatisierte Wiedervorlage zum Nachweis von Qualifikationen, Befugnissen etc.
  • Lückenlose Bearbeitungshistorie sämtlicher Bearbeitungs- und Freigabeschritte
  • Integrierte Audit-Funktionalität