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Geschäftsprozesse standardisieren und automatisieren

Prozessstandardisierung: vollständig oder teilweise

Wer wiederkehrende Abläufe standardisieren und automatisieren möchte, bildet diese häufig in einem Prozessmodell ab. „Doing by design“ bezeichnet dieses klassische, normative Top-Down-Prozessmanagement für strukturierte Prozesse. Das Grundprinzip lautet: Das Prozessmodell definiert die Ausführung. Jede Ausnahme/Alternative muss im Modell definiert sein — oder sie ist nicht möglich. Das Modell diktiert hier den Prozess. Doch die Praxis belegt, dass derart normative Geschäftsprozesse zu starr und unflexibel sind, besonders dann, wenn von der Regel abgewichen werden muss und sich Geschäftsprozess-Anpassungen durch veränderte wirtschaftliche Rahmenbedingungen ergeben. Herkömmliche Business Process Management-Systeme (BPM) sind häufig zu unflexibel und komplex. Langwierige BPM-Projekte, die Organisationen über Monate lahmlegten, sind angesichts rasanter Marktveränderungen undenkbar.

Mit Doxis4 Process Management hat SER eine integrierte Software-Löusng für Business Process Management entwickelt, mit der Unternehmen erstmals den Grad der Standardisierung ihrer Geschäftsprozesse flexibel bestimmen und einen fließenden Übergang von Ad-hoc-Aufgaben und -Vorgängen zum modellgetriebenen BPM realisieren können.

Doxis4 Process Management ermöglicht die Modellierung und Ausführung von vordefinierten Prozessmodellen und unterstützt dabei verschiedene BPM-Engines und Notationen. Ein entscheidender Unterschied zu anderen Workflow-Systemen ist, dass Doxis4 BPM normatives und adaptives BPM in einer Software bereitstellt. Damit wird aus dem „Entweder-oder“ ein „Sowohl-als-auch“. Durch die gemeinsame technologische Basis lassen sich beide Verfahren sogar in einem Prozess miteinander kombinieren.

Alle Regeln gehen vom Prozess aus

Wo von vornherein klar ist, dass ein gut strukturierter Prozess automatisiert werden soll, kann dieser mit Doxis4 Process Management in einem Prozessmodell vordefiniert werden, nach dem die einzelnen Vorgänge ablaufen.

Andererseits können auch wiederkehrende Prozessmuster aus dem fallorientierten, adaptiven „Design by Doing“-Ansatz (Doxis4 Task Management) zum Standard erklärt werden. Unternehmen sind nicht mehr ausschließlich auf eine aufwendige „Top-Down“-Vorgehensweise mit Prozessanalyse, Implementierung und Ausführung festgelegt („Model-Build-Run“), sondern können aus den Erkenntnissen der Ausführung von Ad-hoc-Vorgängen und damit aus der Protokollierung realer Vorgänge die Informationen für die Modelle des Doxis4 Process Management ableiten bzw. per „Copy-and-paste“ übernehmen.

Dies ist vor allem deswegen gut möglich, da die Doxis4 BPM Services immer dieselben Konzepte dafür verwenden, wie Abläufe beschrieben werden: egal ob diese zur „Design-Time“/„Build-Time“ oder für einzelne Vorgänge zur „Runtime“ definiert werden. Damit wurde die Grundlage gelegt, um in Zukunft neue Technologien wie das „Process Mining“ anwenden zu können.

Doxis4 Process Management bietet dazu umfangreiche Funktionalitäten. Die Kombination von „modell-getriebenen“ und Ad-hoc-Prozessen ermöglicht eine optimal an Ihre Bedürfnisse angepasste Prozesssteuerung für jeden Anwendungsfall – agile Prozesse und flexible Automation mit einer Lösung!

Mehr zum Process Management mit Doxis4

Ihr Nutzen

  • Automatisierung von strukturierten Geschäftsprozessen
  • Unterstützung unterschiedlicher BPM-Engines und Notationen
  • Jederzeitige Nachvollziehbarkeit aller Prozesschritte
  • Fließender Übergang von Ad-hoc-Vorgängen zum modellgetriebenen BPM
  • Kombination beider Verfahren in einem Prozess
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Fähigkeiten & Stärken

  • Prozessmodelle – Doing by Design

    Ergeben sich aus einem „Design by Doing”-Ansatz häufig wiederkehrende Prozessmuster, oder ist von vornherein klar, dass ein gut strukturierter Prozess automatisiert werden soll, so kann man mit dem Doxis4 Process Management Prozessmodelle vordefinieren, nach denen die einzelnen Vorgänge ablaufen sollen. Doxis4 Process Management ermöglicht die Modellierung und Ausführung von vordefinierten Prozessmodellen und unterstützt dazu verschiedene BPM-Engines und Modellierungsnotationen wie Zustandsübergangs- und Abhängigkeitsdiagramme. Automatische Aktivitäten sind dabei ebenso möglich wie die Vordefinition von möglichen Entscheidungen und das Festlegen von Regeln im Prozessmodell, z.B. wer eine Aufgabe bearbeiten soll.

  • Vorgangsmappen und Postkörbe

    Wie eine Art elektronische Umlaufmappe enthalten die Postkörbe in Doxis4 Vorgänge und Aufgaben, die es zu bearbeiten gilt, mit ihrem aktuellen Status und weiteren wichtigen Metainformationen. Vordefinierte „Filter“ ermöglichen nicht nur den schnellen Zugriff z.B. auf offene, erledigte oder geplante Aufgaben, sondern zeigen vorab schon deren Anzahl an. Es gibt persönliche Postkörbe und Gruppenpostkörbe. Vorgänge können dabei ad hoc zwischen verschiedenen Postkörben versendet werden – auch automatisch, z.B. bei Vertretungsregelungen. Wiedervorlagenfunktion und aktive E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Aufgabe übersehen oder vergessen wird.

  • Jederzeit nachvollziehbar

    Doxis4 BPM dokumentiert alle Aktivitäten, Kenntnisnahmen und Informationszugriffe im Prozessverlauf und liefert Antworten auf die Frage „Bei wem ist gerade welche Aufgabe in Bearbeitung?“. Damit sind die Nachvollziehbarkeit der Aufgaben und Prozesse und die Einhaltung der Compliance jederzeit gewährleistet.

  • Eine Plattform für normatives und adaptives BPM

    Doxis4 BPM stellt normatives und adaptives BPM in einer Software bereit. Damit wird aus dem „Entweder-oder“ ein „Sowohl-als-auch“. Durch die gemeinsame technologische Basis lassen sich beide Verfahren sogar in einem Prozess miteinander kombinieren. Dort, wo bestimmte Anteile in einem Prozessmodell nicht vordefiniert werden können oder sollen, erfolgen diese ad hoc. Beispielsweise können für die Erstellung eines komplexen technischen Angebots immer wieder verschiedene Aufgaben mit verschiedenen Experten benötigt werden, die abhängig sind von der konkreten Angebotssituation. Diese Anteile bleiben flexibel. Für die formale und rechtliche Prüfung und die Freigabe des Angebots muss aber wiederum immer ein fester vorgegebener Prozess durchlaufen werden.

    Mehr zum Business Process Management mit Doxis4 »

  • Usability

    Voraussetzung für die Akzeptanz und die effiziente Anwendung der ad hoc geplanten oder vordefinierten Prozesse ist auch eine gute Usability. Eines der Grundprinzipien bei der Entwicklung des Doxis BPM war es daher, dem Endbenutzer eine Benutzeroberfläche zu bieten, die sich an bekannten Umgebungen wie bspw. Microsoft Outlook orientiert und einfach zu bedienen ist.

Vollständig integriert in die Doxis4 ECM-Plattform

ECM und BPM stellten bisher getrennte Software-Systeme dar, die in einer Anwendungs-, Middleware- oder Portalschicht aufwendig integriert werden mussten. Das neue Doxis4 BPM vollendet die Vision, alle Informationsobjekte und Services im Kontext von ECM & BPM auf einer homogenen und zugleich serviceorientierten Plattform (SOA) mit einem gemeinsamen „Metadaten-Kernel“ zu verwalten. Die Doxis4-Plattform ist die Basis für das Content Repository mit elektronischer Archivierung, DMS, Records Management, Collaboration sowie das neue Task und Process Management. Alle Lösungen sind miteinander kombinierbar und auch einzeln, voneinander unabhängig einsetzbar. Die traditionelle Grundsatzentscheidung bei der Systemwahl zwischen ECM und BPM entfällt somit.

Mehr zum integrierten Doxis BPM

Ihr Nutzen

  • Einheitliche Metadatenverwaltung
  • Vollständige Mandanten- und Unicode-Fähigkeit
  • Einheitliche Nutzung von Services wie automatisierte Aktivitäten und Benachrichtigungen
  • Übergreifende Benutzerverwaltung und Berechtigung

Process Management mit Doxis4 im Überblick

Prozessmodellierung

  • Modellierung und Ausführung von vordefinierten Prozessmodellen
  • Unterstützung verschiedener BPM-Engines und Modellierungs­notationen
  • Unterstützung von „Statecharts“/„Flow­charts“/Zustands­übergangs­diagrammen
  • Unterstützung von „Gantt Charts“/„Dependency Graph“/Abhängigkeits­diagrammen
  • Kombination und Wechsel der Notation auf jeder Verfeinerungsstufe
  • Darstellung in Anlehnung an BPMN2
  • Unterstützung von automatischen Aktivitäten
  • Kombination von „modell-getriebenen“- und Ad-hoc-Aufgaben durch Verfeinerung
  • Vordefinition möglicher Entscheidungen
  • Definition von bedingten Verzweigungen (u.a. auf Basis der Entscheidungen)
  • Festlegung von Regeln im Prozessmodell, z.B. wer eine Aufgabe bearbeiten soll

ECM und BPM integriert

  • „Content-driven BPM” oder „Process-driven ECM” frei wählbar
  • Dokumente und Vorgänge als Informationsobjekte
  • Einheitliche Suche für Dokumente, Akten, Aufgaben und Vorgänge über den Doxis4 Search Service
  • Einheitliche Kommentarfunktion
  • Einheitliche Benachrichtigung / Abo-Service
  • Einheitliche Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Einheitliches Customizing
  • Gemeinsamer Transport einer „packaged application“
  • Gemeinsame Agents