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E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung mit Doxis4

Schluss mit der unkoordinierten Ablage – E-Mail-Archivierung mit Doxis4

Die unkoordinierte Ablage von E-Mails in persönlichen Postfächern stellt Unternehmen nicht nur aus Compliance-Aspekten vor große Herausforderungen, sondern bereitet auch in Geschäftsprozessen große Schwierigkeiten. Die Folge sind fehlende Transparenz und große unternehmerische Risiken, z.B. wenn wichtige E-Mails versehentlich gelöscht wurden und nicht mehr auffindbar sind.

Unternehmen müssen sich diesen Risiken nicht aussetzen. Mit dem Doxis4 E-Mail Manager erhalten sie eine moderne Software-Lösung, mit der sie E-Mails inklusive deren Anhängen revisionssicher, strukturiert und kontextbezogen ablegen und unternehmensweit darauf zugreifen können – auch aus Drittanwendungen. Dabei stehen ihnen umfassende Möglichkeiten für eine effiziente E-Mail-Archivierung zur Verfügung: von der manuellen, anwendergetriebenen Ablage direkt aus dem E-Mail-Postfach über die regelbasierte Archivierung bis hin zur vollständigen Journal-Archivierung. Nachfolgend werden die verschiedenen Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung mit Doxis4 vorgestellt:

Benutzergesteuerte Ablage direkt aus dem E-Mail-Postfach

Mit Doxis4 können Nutzer jegliche E-Mails schnell und einfach sowie stets passend zum Geschäftsvorgang und -kontext ablegen, ohne dass sie hierfür die vertraute Arbeitsumgebung und das persönliche E-Mail-Postfach verlassen müssen. Dies können sie per Drag & Drop in den Doxis4-Clients ebenso wie über smarte Add-Ins in Microsoft Outlook bzw. IBM Notes erledigen.

Eine integrierte Ähnlichkeitsprüfung sorgt dafür, dass nicht die gleiche E-Mail mehrfach durch unterschiedliche Empfänger im Doxis4-Archiv abgelegt wird. Zudem stehen Anwendern vielfältige Recherchemöglichkeiten bereit, mit denen sie aus Microsoft Outlook bzw. IBM Notes nach Dokumenten, Akten etc. in Doxis4 suchen und direkt darauf zugreifen können.

Serverseitige E-Mail-Archivierung

Mit dem Doxis4 E-Mail Manager ist es zudem möglich, dass jegliche Geschäftskorrespondenz automatisiert (nach festgelegten Regeln) archiviert wird. Im Anschluss besteht die Option, dass die archivierten E-Mails automatisch auf den Ursprungssystemen gelöscht oder durch einen Link ersetzt werden. Unternehmen profitieren hierbei von einer spürbaren Entlastung der E-Mail-Server.

Nutzern steht bei der serverseitigen, automatischen E-Mail-Archivierung ein flexibel definierbares Regelwerk zur Verfügung. Primär wird hierbei über das Alter der E-Mails gefiltert. Definierte Regeln lassen sich anschließend um viele weitere Kriterien ergänzen und verknüpfen wie z.B. Größe der E-Mails, Format von Anhängen sowie beliebige weitere Bedingungen zu E-Mail-Eigenschaften. Unternehmen profitieren z.B. bei der Trennung von geschäftlichen und privaten E-Mails von dieser Archivierungsfunktion. So lassen sich z.B. „private“ Ordner im E-Mail-Postfach definieren, die von einer Archivierung ausgeschlossen werden.

Journal-Archivierung: Vollständig alle ein- und ausgehenden E-Mails archivieren

Gerade unter Compliance-Gesichtspunkten bietet sich die serverseitige revisionssichere Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails an. Doxis4 stellt dies durch die Journal-Archivierung sicher, wodurch keine E-Mail mit geschäftsrelevanten Informationen (z.B. Rechnungen, Verträge, Sitzungsprotokolle),die als Handelsbriefe nach gesetzlich festgelegten Fristen aufbewahrungspflichtig sind, verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden. Durch Protokollierung können Unternehmen rechtskonform nachweisen, welche E-Mails von wem versendet und/oder empfangen wurden. Prüfungsberechtigten stehen die relevanten Daten gemäß gesetzlicher Anforderungen wie z.B. GoBD, AO oder HGB im Rahmen von Wirtschafts- und Betriebsprüfungen schnell zur Verfügung. Zusätzlich können E-Mails und deren Anhänge in ein langzeitsicheres Dateiformat wie TIFF, PDF und PDF/A umgewandelt werden, wodurch sie auch nach vielen Jahren noch lesbar sind.

Mehr zur E-Mail-Archivierung mit Doxis4

Ihr Nutzen

  • Doxis4 E-Mail Manager: Von der manuellen über die regelbasierte bis hin zur Journal-Archivierung
  • Flexible Archivierungsfunktionen (anwendergetriebene sowie serverseitige E-Mail-Ablage; auch kombiniert)
  • Revisionssichere, Compliance-konforme und strukturierte Aufbewahrung von E-Mails – auch im Geschäftskontext
  • Tiefe Integration in Microsoft Exchange/Outlook/ Office 365 und IBM Domino/ Notes
  • Entlastung des E-Mail-Servers
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
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Fähigkeiten & Stärken der E-Mail-Archivierung mit Doxis4

  • Flexible Archivierungsmöglichkeiten

    Im Rahmen der manuellen E-Mail-Archivierung können Nutzer E-Mails mit nur einem Mausklick ablegen. Drei Funktionen stehen ihnen dabei zur Verfügung: „Wie letzte Ablage“, „Wie letzte Ablage aus aktuellem Ordner“ oder „Mit letzter Ablagevorlage“. Auf diese Weise sparen Anwender viel Zeit und können auch beliebig viele E-Mails gleichzeitig ablegen.

    Innerhalb der servergesteuerten E-Mail-Archivierung mit Doxis4 profitieren Anwender von der flexiblen Definition von Archivierungsregeln (z.B. Größe der E-Mails, Format von Anhängen sowie beliebige weitere Bedingungen zu Eigenschaften der E-Mail) Dabei gilt: keine Regel ohne Ausnahme. Nutzer können Ausnahmen definieren, ohne dass sie für diese Sonderfälle komplett neue Regeldefinitionen benötigen.

    Alle ein- und ausgehenden E-Mails samt Anhängen lassen sich zudem mit der Journal-Archivierung revisionssicher archivieren.

  • Entlastung der E-Mail-Server

    Durch die servergesteuerte Archivierung von E-Mails inklusive der anschließenden Löschung auf dem Quellsystem werden E-Mail-Server deutlich entlastet. Lediglich die Dateisätze mit dem Dateinamen, den Attributen und der Verknüpfung verbleiben auf dem Server. Dies erleichtert und verkürzt Wartungs- sowie Backup- und Recovery-Zeiten deutlich. Zudem sparen Unternehmen Speicherplatz und erzielen spürbare Kosteneinsparungen.

  • Schnelle Recherche

    Die Recherche nach in Doxis4 archivierten E-Mails und deren Anhängen sowie weiteren zum Geschäftsvorfall gehörenden Objekten (Dokumente, Akten etc.) ist direkt in Microsoft Office und IBM Notes integriert. Optional steht Nutzern eine Volltextsuche zur Verfügung, mit der sie nicht nur im E-Mail-Text sondern auch in durchsuchbaren Anlagen der E-Mail recherchieren können.

  • Zertifizierte Revisionssicherheit

    Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 iECM-Suite die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. Die elektronische E-Mail-Archivierung erfolgt demnach gemäß den GoBD sowie AO und HGB entsprechend revisionssicher.

    Die zertifizierte Revisionssicherheit im Zusammenspiel mit sorgfältiger Verfahrensdokumentation, flexiblen Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und digitale Signaturen sind die Grundlage für Rechtskonformität und den langfristigen Schutz aufbewahrungspflichtiger und -würdiger E-Mails.

Fähigkeiten & Stärken der E-Mail-Archivierung mit Doxis4
IDW PS 880 Zertifizierung für Doxis4 iECM

Deloitte & Touche zertifiziert Doxis4 nach IDW PS 880

Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 Enterprise Content Management-Software von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. SER-Kunden erhalten damit testierte Sicherheit, dass die elektronische Archivierung den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) sowie AO und HGB entsprechend revisionssicher erfolgt.

Mehr über die Doxis4 IDW PS 880-Zertifizierung

Kontextspezifische E-Mail-Verarbeitung und -Archivierung

Je präziser eine E-Mail einem Kunden, einem Projekt, einem offenen Geschäftsvorfall usw. zugeordnet werden kann, desto genauer und effizienter kann die weitere Bearbeitung erfolgen. Doxis4 unterstützt Unternehmen dabei und ermöglicht die sichere Ablage sowie präzise Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsprozessen – also dem Kontext, in dem eine E-Mail steht. Handelt es sich bei der E-Mail beispielsweise um ein Angebot, wäre der Kontext etwa eine zugehörige Transaktion im ERP-System. Die Zuordnung geschieht weitgehend automatisch und ist direkt in den E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook) integriert.

FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Ab­nah­men, Ver­träge, laufende Rech­nun­gen ihrer Märkte etc. in soge­nannten elektron­ischen Objekt­akten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell und unkom­pliziert papierlos bereit­zustellen.

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Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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Raffinerie Heide GmbH

Raffinerie Heide hat mit Doxis4 eine ECM-Infrastruktur aufgebaut: mit elektronischer Archivierung technischer Zeichnungen, Vertragsmanagement, eAkten, SAP-Archiv und Projektgenehmigungsworkflow.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

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Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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DER Touristik

Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unter­nehmens­gruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangs­rechnungen automatisch und archiviert alle Rech­nungs­belege revisions­sicher im SER-Archiv.

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E-Mail-Archivierung mit Doxis4 im Überblick

Manuelle E-Mail-Archivierung mit Doxis4

  • Nahtlose, tiefe Integration in Microsoft Office 365, Outlook 2010 & 2013 sowie IBM Lotus Notes
  • Client-basierte manuelle Ablage von E-Mails inkl. Metadaten (Indexdaten) und Anhang im Geschäftskontext
  • E-Mail-Konvertierung nach PDF oder PDF/A
  • Suche nach Dokumentattributen, optionale Volltextsuche nach Dokumentinhalten
  • Vermeidung der Doppelablage durch verschiedene E-Mail-Empfänger (Ähnlichkeitsprüfung)
  • Mehrfach-Kontextuierung für E-Mails
  • Mehrfach-Selektion und Ablage mehrerer E-Mails möglich
  • Möglichkeit zur automatischen Löschung der abgelegten E-Mail auf dem Mail-System

Serverseitige E-Mail-Archivierung mit Doxis4

  • Integration in Groupware von Microsoft Exchange und IBM Lotus Domino
  • Automatische, regelbasierte E-Mail-Archivierung
  • Definition beliebiger Bedingungen zur Auswahl der zu archivierenden E-Mails
  • Journalarchivierung (Ausschluss interner E-Mails optional)
  • Automatisches, regelbasiertes Löschen und Teillöschen von E-Mails aus dem Quellsystem
  • Optionale Volltextsuche (auch in den Anlagen) mit Vorschlagswerten und weiteren Funktionen
  • Auflösung und Abschaffung von PST-Files bzw. Notes Mail-Archivdatenbanken
  • Archivierung und Wiederherstellung von Einzelobjekten und ganzen Ordnern

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Gerne beraten wir Sie persönlich zur E-Mail-Archivierung oder Enterprise Content Management mit Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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